1. Sprawdź, które dokumenty nadal będą wymagane przy poszczególnych zasiłkach

Po zmianach część formalności ma zniknąć, ale nie oznacza to, że płatnik zasiłków będzie mógł całkowicie zrezygnować z weryfikacji dokumentów. Przy każdym rodzaju świadczenia trzeba będzie sprawdzić aktualną listę dokumentów wymaganych do przyznania i wypłaty zasiłku. Dotyczy to zwłaszcza zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego i świadczenia rehabilitacyjnego.

2. Nie żądaj od ubezpieczonego danych, które ZUS może ustalić samodzielnie

Projektowane przepisy ograniczają obowiązek podawania danych, które ZUS jest w stanie ustalić we własnym zakresie. Płatnik zasiłków powinien zweryfikować swoje formularze i checklisty, aby nie wymagać od ubezpieczonych zbędnych informacji, np. poprzednich okresów ubezpieczenia społecznego czy danych, które wynikają z systemów ZUS.

3. Usuń z procedur obowiązek składania Z-3b tam, gdzie nie będzie już wymagany

Jedną z praktycznych zmian jest rezygnacja z obowiązku przedkładania zaświadczenia Z-3b przez osoby prowadzące pozarolniczą działalność, osoby współpracujące oraz duchownych. Płatnik powinien zaktualizować instrukcje dla osób składających wnioski, aby nie wymagać dokumentu, który po zmianach nie będzie już potrzebny do przyznania zasiłku.

4. Zaktualizuj zasady obsługi zasiłku macierzyńskiego wypłacanego przez ZUS

Jeżeli płatnikiem zasiłku macierzyńskiego jest ZUS, ubezpieczony co do zasady nie będzie musiał składać skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka. Płatnik powinien jednak pamiętać, że konieczne będzie podanie danych umożliwiających ZUS pobranie dokumentu z rejestru stanu cywilnego. Brak prawidłowych danych może skutkować wezwaniem do przedstawienia aktu urodzenia.

5. Przygotuj pracowników kadr i płac na nowe zasady dotyczące zagranicznych dokumentów

Projekt przewiduje szersze uznawanie zagranicznych dokumentów stanu cywilnego. Ma to dotyczyć nie tylko urodzenia dziecka, ale także małżeństwa i zgonu. Płatnik zasiłków powinien przygotować osoby obsługujące świadczenia do stosowania nowych zasad, ponieważ w niektórych przypadkach nie będzie już konieczna transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego.

6. Zweryfikuj procedury dotyczące zasiłku opiekuńczego przy chorobie niani albo dziennego opiekuna

Po zmianach wystarczające ma być przedłożenie jednego dokumentu: oświadczenia ubezpieczonego o chorobie niani albo dziennego opiekuna albo zaświadczenia lekarskiego. Płatnik powinien dostosować procedury tak, aby nie żądać jednocześnie dwóch dokumentów, jeżeli projektowane przepisy będą wymagały tylko jednego z nich.

7. Uprość formularze wewnętrzne i usuń nieaktualne pola

Projekt rozporządzenia przewiduje m.in. rezygnację z podawania kodów literowych, poprzednich okresów ubezpieczenia, okresów wypłaty zasiłku macierzyńskiego i świadczenia rehabilitacyjnego przez płatnika składek, a także wykreślenie symbolu EKD. To dobry moment, aby przejrzeć wszystkie wewnętrzne formularze, wzory oświadczeń i instrukcje dla pracowników.

8. Zwróć uwagę na odrębne terminy wejścia w życie przepisów

Większość projektowanych zmian ma wejść w życie 1 lipca 2026 r. Inaczej jest z przepisami dotyczącymi elektronicznych zaświadczeń lekarskich wystawianych przez system ZUS. Te mają zacząć obowiązywać po upływie 12 miesięcy od dnia ogłoszenia rozporządzenia. Płatnik powinien więc przygotować harmonogram wdrożenia zmian w dwóch etapach.

9. Zadbaj o prawidłową komunikację z ubezpieczonymi

Zmniejszenie liczby wymaganych dokumentów może ułatwić obsługę zasiłków, ale tylko wtedy, gdy ubezpieczeni otrzymają jasne informacje. Warto przygotować krótkie instrukcje, które wyjaśnią, jakie dokumenty nadal trzeba składać, których zaświadczeń nie należy już dołączać oraz jakie dane trzeba podać, aby ZUS mógł samodzielnie pozyskać informacje z rejestrów.

10. Zaktualizuj checklisty przed 1 lipca 2026 r.

Najważniejszym zadaniem płatnika zasiłków będzie praktyczne przygotowanie się do zmian jeszcze przed ich wejściem w życie. Warto zaktualizować checklisty dla zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego i świadczenia rehabilitacyjnego. Dzięki temu po 1 lipca 2026 r. płatnik nie będzie gromadził zbędnych dokumentów, a obsługa wniosków powinna być szybsza i mniej sformalizowana.