Instytucja kultury korzystająca ze zwolnienia podmiotowego z VAT nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF dla osób fizycznych nieprowadzących działalności, nawet jeśli sprzedaż dotyczy wydawnictw, katalogów czy biletów wstępu. Sprzedaż B2C pozostaje poza obowiązkowym KSeF, ponieważ faktury wystawiane konsumentom nie podlegają systemowi, a ich wystawienie jest wymagane jedynie na żądanie nabywcy zgłoszone w terminie trzech miesięcy od końca miesiąca sprzedaży lub otrzymania zapłaty. W takich przypadkach instytucja może nadal stosować dotychczasowe formy dokumentowania, w tym rachunki uproszczone lub inne potwierdzenia sprzedaży.

Inaczej wygląda sytuacja przy sprzedaży na rzecz firm oraz osób prowadzących działalność gospodarczą. Jeżeli instytucja kultury wystawia fakturę dla przedsiębiorcy, to co do zasady dokument ten powinien być wystawiony w KSeF, nawet jeśli instytucja korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Obowiązek ten wynika z faktu, że KSeF obejmuje wszystkich podatników wystawiających faktury, a zwolnienie z VAT nie wyłącza z systemu. Wyjątkiem jest obowiązujące do końca 2026 r. wyłączenie dla podmiotów, których miesięczna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto – w takim przypadku faktury mogą być nadal wystawiane poza KSeF.

Należy przy tym pamiętać, że nazwa dokumentu („rachunek uproszczony”) nie ma znaczenia, jeśli pełni on funkcję faktury w relacji B2B – wówczas po wejściu obowiązku KSeF powinien być traktowany jak faktura i wystawiany w systemie.

Limit 240 tys. zł dotyczący zwolnienia podmiotowego z VAT nie ma wpływu na obowiązek korzystania z KSeF, ponieważ system fakturowania elektronicznego jest regulowany odrębnie. Dla KSeF znaczenie mają wyłącznie zasady dotyczące rodzaju odbiorcy, harmonogram wejścia obowiązku oraz przejściowy limit 10.000 zł miesięcznie sprzedaży fakturowanej.