Pracownik może użyć własnego samochodu jako środka transportu w delegacji służbowej, jeżeli dyrekcja wyrazi na to zgodę na podstawie jego wniosku. Rozliczenie może nastąpić w stawce za 1 km przebiegu niższej niż określona w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, jednak stawka nie może być zaniżona w sposób nieodpowiadający kosztom przejazdu.

Jeżeli wskazany przejazd miałby być podróżą służbową, w takim wypadku zgodnie z rozporządzeniem ws. podróży służbowych (które obowiązuje każdego pracodawcę jeżeli zasad dotyczących delegacji inaczej nie ustalił w przepisach płacowych) środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

W sytuacji wskazanej w pytaniu pracownik może więc użyć własnego samochodu, ale powinien uprzednio złożyć stosowny wniosek do pracodawcy – dyrektor nie może bowiem sam wydać polecenia służbowego w tej kwestii.
W takim wypadku, jeżeli dyrekcja instytucji kultury i pracownik ustalą jako środek transportu – samochód tegoż pracownika, wówczas jest on zobligowany do jego wykorzystania i z tytułu przejazdu własnym samochodem pracownikowi będą przysługiwały koszta podróży (tj. przejazdu).

Rozliczenie nastąpić powinno wedłu tzw. kilometrówki, kwota stawki za 1 km przebiegu może być niższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271 ze zm.), jednakże powinna odpowiadać kosztom podróży i zużycia pojazdu (nie może być zbyt niska).