Pracodawca może żądać od pracownika podania i aktualizacji numeru dowodu osobistego wyłącznie w przypadku braku numeru PESEL. A zatem wymiana dowodu co do zasady w praktyce nie zobowiązuje pracownika do aktualizacji danych w tym zakresie.

Poza tym wyjątkiem, pracodawcę należy poinformować, gdy wraz z wymianą dowodu osobistego zmianie uległo imię (imiona) lub nazwisko pracownika. Gdy zmianie uległ jedynie numer dowodu osobistego, pracownik nie musi powiadamiać urzędu skarbowego, ani ZUS o jego wymianie, ponieważ numer dowodu jest migrowany do urzędów bezpośrednio z bazy PESEL. Warto natomiast zgłosić zmianę numeru dowodu osobistego w banku, który prowadzi rachunek. Pracodawca nie ma obowiązku, ani podstawy prawnej, aby zawiadomić bank, więc należy tego dopilnować osobiście.