W zawiadomieniu pracownika o nałożeniu na niego kary porządkowej należy podać datę, czyli konkretny dzień dopuszczenia się naruszenia obowiązków pracowniczych.

Kara porządkowa nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia (art. 109 § 1 kp).

Jak stanowi art. 110 Kodeksu pracy, o zastosowanej karze pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie, wskazując rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych i datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia oraz informując go o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Odpis zawiadomienia składa się do akt osobowych pracownika.

W związku z powyższym, aby móc wymierzyć pracownikowi karę porządkową, pracodawca musi wykazać, że nałożenie na pracownika kary nie nastąpiło po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się naruszenia. W tym celu konieczne jest podanie, w zawiadomieniu pracownika o ukaraniu, daty, czyli konkretnego dnia, w którym pracownik dopuścił się naruszenia obowiązków pracowniczych (art. 110 kp).