Samorządowa instytucja kultury, która zakupiła środek trwały – w tym przypadku sztandar – ze środków dotacji podmiotowej, może przekazać go do korzystania na podstawie umowy użyczenia. Kluczowe jest jednak to, aby umowa została zawarta z podmiotem posiadającym osobowość prawną i zdolność do czynności prawnych. Sołectwo takiego statusu nie posiada.

Zgodnie z ustawą o samorządzie gminnym, sołectwo jest wyłącznie jednostką pomocniczą gminy, tworzoną uchwałą rady gminy. Nie ma osobowości prawnej, nie występuje samodzielnie w obrocie cywilnoprawnym i nie może być stroną umowy.

W obrocie zewnętrznym gminę reprezentuje jej organ wykonawczy – wójt, burmistrz lub prezydent miasta. To oznacza, że zawarcie umowy użyczenia bezpośrednio z sołectwem byłoby czynnością prawną z podmiotem, który nie ma zdolności do jej zawarcia.

W praktyce prawniczej podkreśla się również, że gmina nie może zawierać umów „z samą sobą”. A ponieważ sołectwo nie jest odrębnym bytem prawnym, umowa między instytucją kultury a sołectwem byłaby traktowana jako czynność pozorna lub nieskuteczna. Orzecznictwo administracyjne potwierdza, że sołectwo, sołtys i rada sołecka nie mają samodzielnej podmiotowości prawnej i nie mogą występować jako strona umowy cywilnoprawnej.

Z tego powodu umowa użyczenia sztandaru powinna zostać zawarta z gminą, jako podmiotem posiadającym osobowość prawną. W treści umowy można doprecyzować, że przedmiot użyczenia będzie wykorzystywany „na potrzeby działalności Sołectwa X” lub „z przeznaczeniem do korzystania przez Sołectwo X”. Dzięki temu cel dotacji i faktyczne przeznaczenie środka trwałego zostają zachowane, a jednocześnie umowa jest zawarta z właściwym podmiotem.

Najbezpieczniejszy model działania jest więc następujący: instytucja kultury zawiera umowę użyczenia z miną, reprezentowaną przez organ wykonawczy, a gmina – w ramach swoich wewnętrznych regulacji – przekazuje sztandar do korzystania sołectwu. Taki sposób postępowania jest zgodny z ustawą o samorządzie gminnym, zasadami gospodarowania mieniem instytucji kultury oraz praktyką stosowaną w jednostkach sektora finansów publicznych.