Przede wszystkim należy spisać i podać do wiadomości publicznej zasady uczestnictwa w określonych kursach i innych formach działalności statutowej danej instytucji. Nadanie takiego regulaminu leży w kompetencjach dyrektora danej placówki.

Przejrzyste ujęcie zasad udziału w danych zajęciach minimalizuje ryzyko wystąpienia nieporozumień i ewentualnych konfliktów pomiędzy uczestnikami a instytucją. Jest w pełni dozwolone, aby stosowny regulamin obejmował zasady udziału we wszystkich rodzajach zajęć artystycznych, kulturalnych, animacyjnych, edukacyjnych i ruchowych, które są dostępne w danej instytucji. Można też opracować takie dokumenty osobno dla różnych zajęć, uwzględniając ich specyfikę.

W regulaminie powinny zostać określone w szczególności:

• wzajemne prawa i obowiązki stron (w tym po stronie rodziców/opiekunów prawnych uczestników małoletnich),
• warunki zgłoszenia na zajęcia lub kryteriów przeprowadzanej rekrutacji (np. przedstawienie próbnych prac, pretest) oraz zasady skreślania z listy uczestników,
• wymogi w zakresie odpowiedniego przygotowania się do zajęć, w tym w formie stacjonarnej i zdalnej,
• zakres odpowiedzialności kadry (instruktorów),
• zasady odpłatności (jeżeli zajęcia się płatne, w tym np. możliwość zwolnienia z opłat, odłożenia w czasie, rozłożenia na raty itp.),
• procedura przyprowadzania małoletnich na zajęcia,
• zasady odwoływania i zmiany terminów zajęć, zasady zgłaszania absencji,
• określenie, czy i w jakim zakresie nieobecność uczestnika wpływa na możliwość kontynuowania udziału w kursie,
• zasady korzystania z sal zajęciowych,
• postępowanie w przypadku uczestników ze szczególnymi potrzebami (zapewnienie dostępności),
• - ramy czasowe (czas trwania pojedynczych zajęć i całego cyklu),

Niektóre instytucje wprowadziły regulaminy udziału, zwłaszcza dzieci i młodzieży, w oferowanych zajęciach, koncentrując się na obostrzeniach sanitarnych związanych z przeciwdziałaniem epidemii Covid-19. (Np. zasady dystansu społecznego i dezynfekcji, nieprzyjmowania dzieci z objawami kataru lub innych dolegliwości, limitu osób na sali itp.).

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby załącznikiem do takiego regulaminu był wspomniany w pytaniu wzór karty zgłoszenia uczestnika, wzór różnych oświadczeń czy wzór umowy dotyczącej praw autorskich.

Jeżeli instytucja planuje opublikować komiks na podstawie utworów stworzonych przez uczestników zajęć, należy uzyskać taką prawną możliwość. W tym celu trzeba zawrzeć z każdym uczestnikiem z osobna umowę przeniesienia praw autorskich na rzecz biblioteki albo umowę o udzielenie licencji na rzecz biblioteki. W pierwszym przypadku instytucja nabędzie pełnię praw do utworów i będzie mogła z nich swobodnie korzystać oraz rozporządzać. Natomiast udzielenie licencji określa warunki i upoważnia do korzystania z cudzego dobra niematerialnego w pewnym zakresie, ale nie pozbawia autora jego praw.

Jeżeli prace podczas warsztatów wykonają niepełnoletni uczestnicy, wówczas również może dojść do powstania utworu w rozumieniu prawa. Prawa autorskie przysługują wtedy kursantom poniżej 18. roku życia Dla ochrony prawnoautorskiej nie ma znaczenia wiek twórcy, stopień jego rozwoju czy wykształcenia. Jako że legalne wykorzystanie utworu co do zasady wymaga zgody osoby uprawnionej, potrzebna będzie w tym celu zgoda rodzica lub opiekuna prawnego, ponieważ są to przedstawiciele ustawowi upoważnieni do zarządu sprawami i majątkiem dziecka, w którego skład mogą wchodzić autorskie prawa majątkowe. Osoba do 13. roku życia nie posiada zdolności do czynności prawnych, więc nie może skutecznie wyrazić zgody na wykorzystanie jej dzieł.

Małoletni, który ukończył 13 lat ma ograniczoną zdolność do czynności prawnych (art. 15 k.c.), a więc podpisuje umowę np. o udzielenie licencji instytucji kultury. Z tym że integralnym elementem porozumienia jest oświadczenie rodzica/opiekuna, w którym wyraża on zgodę na zawarcie takiej umowy. Bez zgody przedstawiciela ustawowego takie porozumienie jest nieważne. Ważność umowy, która została zawarta przez osobę ograniczoną w zdolności do czynności prawnych bez wymaganej zgody przedstawiciela ustawowego, zależy od potwierdzenia umowy przez tego przedstawiciela (art. 18 § 1 kc).

Z tytułu udzielenia licencji bądź przeniesienia praw, autorowi przysługuje wynagrodzenie, chyba że strony umowy zgodnie ustalą inaczej. Jeżeli w danych okolicznościach występują wątpliwości, czy rodzic przeniósł prawa do utworu dziecka na rzecz instytucji, czy udzielił jedynie upoważnienia do korzystania z niego, jest domniemanie prawne w zakresie licencji (na pięć lat).

Umowa licencyjna wyłączna i umowa przeniesienia praw autorskich wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Z pewnością sprawy nabycia praw nie załatwi samo podpisanie karty zgłoszenia.

Każdy uczestnik zajęć w instytucji kultury powinien zostać poinformowany o zasadach przetwarzania jego danych osobowych. Informowanie osób, których dane dotyczą o przetwarzaniu ich danych, stanowi jeden z podstawowych obowiązków administratora danych (np. biblioteki). Stosowna informacja może zostać sformułowana w ww. regulaminie lub innym dokumencie, np. załączniku do karty zgłoszenia czy do wzoru umowy.

Jeżeli dane osobowe są pobierane od osoby, której one dotyczą, administrator podaje jej następujące informacje:

1. tożsamość i dane kontaktowe administratora,

2. gdy ma to zastosowanie – tożsamość i dane kontaktowe przedstawiciela administratora,

3. gdy ma to zastosowanie – dane kontaktowe inspektora ochrony danych,

4. cele przetwarzania danych osobowych,

5. podstawy prawne przetwarzania,

6. jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionych interesów administratora lub strony trzeciej, te realizowane interesy,

7. informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją,

8. gdy ma to zastosowanie – informacje o zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz warunkach tego przekazania,

9. okres, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu,

10. informacje o przysługujących osobie, której dane dotyczą prawach,

11. jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, informacje o prawie do jej cofnięcia; w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na jej podstawie jej cofnięciem,

12. informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego (PUODO),

13. informacje, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych,

14. informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu.

Jeżeli instytucja zamierza wykorzystać wizerunek uczestników zajęć lub innych swoich wydarzeń, praktyka wskazuje, że najbezpieczniej będzie uzyskać od każdego z uczestników pisemne oświadczenie w sprawie. Można jednak poprzestać na umieszczeniu punktu w regulaminie zajęć, np. w poniższej formie:

W przypadku organizowania zajęć najwygodniejszą formą przyjmowania opłat jest przelew z dokładnym wskazaniem, za jakie zajęcia jest to opłata. Wtedy unika się jakichkolwiek wątpliwości, co do obowiązku stosowania kasy fiskalnej

Zgodnie z rozporządzenie Ministra Finansów z 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. z 2021 r. poz. 2442 ze zm.) w poz. 34 załącznika wskazano iż nie ma obowiązku stosowania kas fiskalnych w przypadku Świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Warto aby dla ujmowania przychodów z takich zajęć wskazać w księgach odrębne konto analityczne. Wtedy księgowanie byłoby

1. Naliczenie opłat

• Wn 201 Rozrachunki z odbiorcami – w analityce albo nazwa zajęć albo konta rodziców, którzy mają wpłacać
• Ma 701 Przychody ze sprzedaży – nazwa zajęć

2. Wpływy na rachunek bankowy

• Wn 130 Rachunek bankowy
• Ma 201 Rozrachunki z odbiorcami ( analityka jw.)

Katarzyna Trzpioła