Pracownik może dokonywać zakupu gotówką i instytucja kultury może rozliczać takie zakupy.

Poniżej opis prawidłowego udokumentowania i ewidencji księgowej takich wydatków w obu sytuacjach, tj. zaliczki na zakupy gotówkowe

Możliwe jest wypłacanie pracownikom zaliczki na pokrycie wydatków służbowych przez instytucję kultury. W sytuacji, gdy nie jest prowadzona kasa, zaliczki powinny być wypłacane przelewem z rachunku bankowego na konto pracownika. Podstawą przelewu jest wniosek o zaliczkę na zakup materiałów/usług, zatwierdzony przez dyrektora. Wówczas po dokonaniu zakupu pracownik rozlicza się z zaliczki, przedstawiając fakturę/rachunek wystawioną na instytucję kultury. Niewykorzystana część zaliczki jest przez pracownika zwracana przelewem na rachunek instytucji.

Ewidencja księgowa w przypadku wcześniejszego przekazania zaliczki na poczet zakupów:

Pracownik (lub dyrektor) może dokonać zakupu za własne pieniądze, jednakże faktura musi być koniecznie wystawiona na instytucję kultury. Na fakturze może widnieć adnotacja „zapłacono gotówką”. Wówczas pracownik składa wniosek o zwrot wydatków i dołącza fakturę. Instytucja na podstawie dokumentów dokonuje zwrotu przelewem na konto pracownika.

Ewidencja księgowa w przypadku wcześniejszego poczynienia wydatków ze środków własnych pracownika: