W sytuacji przedstawionej w pytaniu, w pierwszej kolejności zamawiający powinien kierować się postanowieniami umowy zawartej z wykonawcą, tj. tym, czy umowa zawiera postanowienia przewidujące możliwość zmiany umowy w przedstawionym w pytaniu zakresie (zmiana rodzaju kostki, która będzie położona wokół budynków). Jeżeli umowa nie przewiduje takich postanowień (na co pośrednio wskazywałaby treść pytania – przyp. aut.) zamawiający mógłby ewentualnie rozważyć zmianę umowy z powołaniem się na art. 455 ust. 2 ustawy Pzp. Oczywiście pod warunkiem, że spełnione są przesłanki określone w tym przepisie, o czym szerzej poniżej.

Zgodnie z art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, dopuszczalna jest zmiana umowy bez przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia niezależnie od wartości tej zmiany, o ile została przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, w postaci jasnych, precyzyjnych i jednoznacznych postanowień umownych. Postanowienia te mogą obejmować postanowienia dotyczące zasad wprowadzania zmian wysokości ceny, jeżeli spełniają one łącznie następujące warunki:

a) określają rodzaj i zakres zmian,

b) określają warunki wprowadzenia zmian,

c) nie przewidują takich zmian, które modyfikowałyby ogólny charakter umowy.

Stosownie do art. 455 ust. 2 ustawy Pzp, dopuszczalne są również zmiany umowy bez przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia, których łączna wartość jest mniejsza niż progi unijne oraz jest niższa niż 10% wartości pierwotnej umowy, w przypadku zamówień na usługi lub dostawy, albo 15%, w przypadku zamówień na roboty budowlane, a zmiany te nie powodują zmiany ogólnego charakteru umowy.

W doktrynie wskazuje się, że zmiana umowy na podstawie art. 455 ust. 2 ustawy Pzp może dotyczyć zakresu ilościowego, przy czym mogą jej towarzyszyć także zmiany jakościowe i przedmiotowe. Praktycznie zatem każda zmiana ograniczona wskazanymi progami procentowymi jest dopuszczalna niezależnie od tego, czego dotyczy, o ile nie zmienia ogólnego charakteru umowy (zob.A. Gawrońska-Baran [w:] E. Wiktorowska, A. Wiktorowski, P. Wójcik, A. Gawrońska-Baran, Prawo zamówień publicznych. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2025, art. 455).

Zastosowanie art. 455 ust. 2 ustawy Pzp nie wyklucza zupełnie zmiany umowy polegającej na rezygnacji z pewnych elementów przedmiotu zamówienia i jednoczesnym wprowadzeniu innych (np. zamawiający w ramach tego samego zadania rezygnuje z wykonywania zbędnego drenażu przy jednym obiekcie, ale przewiduje wykonanie zabezpieczenia antygraffiti dla innego obiektu, lub zmniejsza długość estakady, ale zwiększa długość następującego za nią nasypu). Wskazuje się na to m.in. w doktrynie (zob.J. Jerzykowski [w:] W. Dzierżanowski, Ł. Jaźwiński, M. Kittel, M. Stachowiak, J. Jerzykowski, Prawo zamówień publicznych. Komentarz, Warszawa 2021, art. 455).

Niezależnie jednak od powyższego, zważywszy na aspekt zmiany umowy i związaną z tym odpowiedzialność proponuję poddać zaistniały przypadek dodatkowej analizie przez służby prawne zamawiającego. To bowiem, czy dana zmiana umowy jest dopuszczalna, ocenia się zazwyczaj w każdym przypadku indywidualnie. Bierze się przy tym pod uwagę wszystkie okoliczności faktyczne i prawne, w tym postanowienia konkretnej umowy w sprawie zamówienia publicznego.