W sytuacji przedstawionej w pytaniu nie ciążą na instytucji obowiązki związane z wystawieniem informacji PIT-11.

Jak wynika z art. 9 ust. 1 ustawy o PIT opodatkowaniu tym podatkiem podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem m.in. dochodów od niego zwolnionych oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Natomiast w myśl art. 11 ust. 1 tej ustawy, przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W powołanej ustawie nie został zdefiniowany termin „nieodpłatne świadczenia”, o których mowa w ww. art. 11 ust. 1. Dlatego należy w tym zakresie odwołać się np. do wyjaśnień organów podatkowych w tej kwestii. Jak przykładowo wskazał dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 17 marca 2021 r. (nr 0111-KDIB1-2.4010.514.2020.2.MZA) – „nieodpłatnym świadczeniem jest uzyskana przez podatnika wymierna korzyść majątkowa niezwiązana z poniesieniem wydatków, powstaniem kosztów, z obowiązkiem uiszczenia wynagrodzenia lub inną formą ekwiwalentu. Nieodpłatne świadczenie ma miejsce, gdy świadczeniu jednego z podmiotów nie towarzyszy świadczenie drugostronne, co w konsekwencji wyraża się w zaistnieniu stanu, w którym po stronie przyjmującego dochodzi do zwiększenia aktywów bądź zmniejszenia pasywów”.

W podobny sposób dyrektor KIS ustosunkował się do zagadnienia w interpretacji indywidualnej z 13 października 2023 r. (nr 0114-KDIP2-2.4010.438.2023.1.ASK). Mianowicie wypowiedział się w niej, że „Cechą świadczenia nieodpłatnego jest to, aby otrzymujący nie był zobowiązany do wykonania jakiegokolwiek świadczenia wzajemnego. Oznacza to, że świadczenie uzyskane przez podatnika w sytuacji, gdy spełniający świadczenie uzyskuje albo ma uzyskać w przyszłości wzajemnie jakieś inne przysporzenie majątkowe, nie ma charakteru nieodpłatnego”.

Z tego wynika, że o nieodpłatnym świadczeniu można mówić wtedy, gdy po stronie podmiotu, który je otrzymuje, nie powstaje obowiązek spełnienia jakichkolwiek świadczeń na rzecz dokonującego go podmiotu. Nie mamy z nim natomiast do czynienia w sytuacji, gdy w związku ze świadczeniem innego podmiotu, podatnik dokonuje świadczenia wzajemnego.

Istnieją podstawy do przyjęcia, że tak jest również w rozpatrywanym przypadku, gdzie w zamian za zwolnienie z opłat za uczestnictwo w zajęciach uczestników jednej z grup – osoby te nieodpłatnie występują na różnych imprezach gminnych pod szyldem Domu Kultury. Zatem świadczeniu jednej strony (Domu Kultury) odpowiada wzajemne świadczenie drugiej strony (części członków zespołu ludowego). W konsekwencji według mnie nie występują w tym przypadku „nieodpłatne świadczenia”, o których mowa w art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, które skutkowałyby koniecznością wystawienia PIT-11 na rzecz wskazanych w pytaniu osób. Na osobach tych nie ciąży więc z tego tytułu obowiązek zapłaty podatku, zaś na instytucji – wspomniane powinności dokumentacyjne, a tym bardziej obowiązki płatnika. Aby jednak organy podatkowe nie zakwestionowały ewentualnego braku opodatkowania tych świadczeń – wskazane jest, aby wzajemne zobowiązania stron w tym zakresie (związane z brakiem opłat z jednej strony oraz z nieodpłatnym uczestnictwem w imprezach gminnych z drugiej strony), zostały sformalizowane w pisemnym dokumencie.