REKLAMA
Zwrot kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej – czy to obowiązek pracodawcy
Maciej Karpiński 
Pytanie
Odpowiedź
Pracodawca powinien pokryć wszelkie koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika. Przepisy nie przewidują możliwości zrzeczenia się przez pracownika zwrotu kosztów energii elektrycznej oraz internetu, w zakresie, w jakim koszty te są ponoszone w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Jak wynika z treści pytania, dotyczy ono pracy zdalnej, wykonywanej częściowo pod adresem zamieszkania pracownika, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (art. 67 18Kodeksu pracy).
Zgodnie z art. 67 24 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany
1. | zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej; |
2. | zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej; |
3. | pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 67 20§ 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 67 20§ 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 67 19§ 3, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 67 20 § 5 zdanie drugie Kodeksu pracy; |
4. | zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy. |
Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego Kodeksu pracy, „Bezpieczeństwo i higiena pracy”. W takim przypadku, pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą (art. 67 24§ 2 i 3 Kodeksu pracy).
Obowiązek pokrycia ww. kosztów, o których mowa w art. 67 24§ 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy , albo wypłaty ekwiwalentu, o którym mowa w art. 67 24§ 3 Kodeksu pracy, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu. Wysokość ryczałtu odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej (art. 67 24§ 4 Kodeksu pracy).
Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych (art. 67 24§ 5 Kodeksu pracy).
Artykuł 67 19 § 3 i art. 67 20 § 1-5 Kodeksu pracy
Art. 67 19. (...) § 3. Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy:
1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
2) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej
- jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Art. 67 20. § 1. Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.
§ 2. Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25 3ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.
§ 3. Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia zgodnie z § 1 albo 2, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.
§ 4. Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
§ 5. Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie, o którym mowa w § 1 albo 2, albo nie został wydany regulamin, o którym mowa w § 3 albo 4. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, o którym mowa w art. 67 19§ 3, albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Pracodawca powinien pokryć wszelkie koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika. Przepisy nie przewidują możliwości zrzeczenia się przez pracownika zwrotu kosztów energii elektrycznej oraz internetu, w zakresie, w jakim koszty te są ponoszone w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Art. 67 18, art. 67 19§ 3, art. 67 20§ 1–5, art. 67 24ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2025 r. poz. 277).
Maciej Karpiński
Prawnik. Specjalista z zakresu prawa pracy, zarządzania pracownikami i funkcjonowania samorządu terytorialnego. Autor publikacji w tych dziedzinach. Wykładowca na kursach kadrowo-płacowych. Doświadczenie zawodowe autora obejmuje m. in. pracę na kierowniczych stanowiskach w działach personalnych banków oraz w komórkach audytu i kontroli, w samorządzie terytorialnym
Słowa kluczowe
REKLAMA
REKLAMA
Kontakt
Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
ul. Łotewska 9a
03-918 Warszawa
Ostatnie numery
