Rozstrzygnięcie nadzorcze: Organizatorem wewnętrznym biblioteki jest statut, a nie zatwierdzony plan finansowy

REKLAMA

Aktualności

Maciej Karpiński

12.04.2025

Aktualny

Organizatorem wewnętrznym biblioteki jest statut, a nie zatwierdzony plan finansowy

Czy dyrektor biblioteki zatwierdza plan finansowy swojej instytucji? W świetle obowiązujących przepisów – nie. Jego rolą jest ustalenie tego planu, a nie jego zatwierdzanie. To pozornie drobne rozróżnienie ma jednak istotne znaczenie praktyczne i formalne. Przekonała się o tym Rada Miejska Dębna, której zapisy statutu Biblioteki Publicznej im. Antoniego Dobrowolskiego zostały unieważnione przez Wojewodę Zachodniopomorskiego. Dla wielu instytucji kultury to sygnał ostrzegawczy: warto uważnie przyjrzeć się zapisom statutów bibliotek i innych instytucji kultury i uniknąć błędów, które mogą skutkować ich unieważnieniem. Dowiedz się, czego dokładnie dotyczyło rozstrzygnięcie, jakie błędy zostały wykazane i co powinno znaleźć się w statucie biblioteki, by spełniał wymogi prawne.

Korzyści

Z komentarza eksperta Prawo i finanse w kulturze dowiesz się:

Dlaczego Wojewoda unieważnił część zapisów statutu Biblioteki w Dębnie
Co powinien zawierać statut biblioteki, a co regulamin organizacyjny
Dlaczego Wojewoda uznał zapis dotyczący statutu biblioteki za niezgodny z prawem
Statut biblioteki: czy dyrektor zatwierdza plan finansowy biblioteki
Statut biblioteki: dlaczego ograniczenie roli dyrektora w planowaniu finansów było błędem

Przeczytaj także:

Rozstrzygnięcie nadzorcze: Dyrektor biblioteki nie zatwierdza jej planu finansowego, lecz go ustala

Rozstrzygnięcie nadzorcze: Błędy w statucie instytucji kultury mogą spowodować jego nieważność

Kontrola zarządcza w bibliotece – zadania dla dyrektora

Pobierz ebook:

Ebook: Jak wyroki sądowe wpływają na instytucje kultury i ich dyrektorów – przegląd orzecznictwa

Dlaczego Wojewoda unieważnił część zapisów statutu Biblioteki w Dębnie

W rozstrzygnięciu nadzorczym Wojewody Zachodniopomorskiego z 21 lutego 2024 r., P-1.4131.29.2024.AA, stwierdzono nieważność § 9 oraz § 12 ust. 1 (w zakresie wyrazów: na podstawie zatwierdzonego przez dyrektora planu finansowego) Statutu Biblioteki Publicznej Miasta i Gminy w Dębnie im. Antoniego Dobrowolskiego, nadanego uchwałą Nr LXXXI/615/2024 Rady Miejskiej Dębna z 31 stycznia 2024 r.

Co powinien zawierać statut biblioteki, a co regulamin organizacyjny

Uzasadniając swoje rozstrzygnięcie, Wojewoda wskazał, że w § 9 Statutu wspomnianej instytucji kultury Rada Miejska Dębna postanowiła, że organizację wewnętrzną Biblioteki określa regulamin organizacyjny. Regulamin ten nadawany jest przez dyrektora, po zasięgnięciu opinii Burmistrza Dębna i działających w Bibliotece organizacji związkowych oraz stowarzyszeń twórców. Regulamin organizacyjny Biblioteki określa w szczególności:

strukturę organizacyjną,
zadania i zakres działalności jednostek organizacyjnych,
zakres zadań, kompetencji i odpowiedzialności osób kierujących jednostkami organizacyjnymi,
zasady obiegu dokumentów.

Dlaczego Wojewoda uznał zapis dotyczący statutu biblioteki za niezgodny z prawem

Wojewoda uznał, że takie postanowienia Statutu biblioteki istotnie naruszają art. 11 ust. 3 pkt 2 ustawy z 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (tekst jedn.: Dz.U. z 2022 r. poz. 2393). Odsyłają one bowiem – w zakresie określenia organizacji biblioteki – do regulaminu organizacyjnego ustalonego przez dyrektora biblioteki. Tymczasem, zgodnie z przywołanym przepisem ustawy o bibliotekach, określenie organizacji biblioteki, a także zakresu działania filii oraz oddziałów biblioteki stanowi obligatoryjny element statutu biblioteki. Kwestie dotyczące organizacji wewnętrznej biblioteki nie stanowią więc materii regulaminowej, lecz materię statutową. W związku z tym powinny być one uregulowane w uchwale właściwej rady w sprawie nadania bibliotece statutu. Natomiast regulamin biblioteki winien określać zasady i tryb korzystania z biblioteki, stosownie do treści art. 14 ust. 4 ustawy o bibliotekach.

Statut biblioteki: czy dyrektor zatwierdza plan finansowy biblioteki

Za drugą wadę Statutu Biblioteki Publicznej Miasta i Gminy w Dębnie Wojewoda uznał zamieszczenie, w § 12 ust. 1 tego aktu normatywnego, postanowienia, iż biblioteka prowadzi samodzielną gospodarkę finansową na podstawie zatwierdzonego przez dyrektora planu finansowego. Tymczasem, w myśl art. 27 ust. 3 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (uodk), podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan finansowy ustalony przez dyrektora, z zachowaniem wysokości dotacji organizatora. To zatem dyrektor biblioteki posiada kompetencję do ustalania planu finansowego biblioteki, a nie jedynie do jego zatwierdzenia.

Statut biblioteki: dlaczego ograniczenie roli dyrektora w planowaniu finansów było błędem

Nie jest prawidłowe ograniczenie roli dyrektora w tworzeniu planu finansowego do jego zatwierdzenia – jak uczyniła to Rada Miejska Dębna, w § 12 ust. 1 Statutu. Działając w ten sposób Rada istotnie naruszyła art. 27 ust. 3 uodk.

10 wskazówek dla dyrektora biblioteki dotyczących statutu

1. Uwzględnij wszystkie obowiązkowe elementy statutu	Zgodnie z ustawą o bibliotekach, statut biblioteki powinien zawierać m.in. nazwę i siedzibę, cele i zadania, organizację wewnętrzną, zasady działania filii i oddziałów, a także sposób gospodarowania środkami finansowymi.
2. Pamiętaj, że statut uchwala organizator	Dyrektor nie może samodzielnie zmieniać ani nadawać statutu – jest to kompetencja rady gminy/powiatu. Dyrektor może jednak aktywnie uczestniczyć w jego przygotowaniu i opiniowaniu projektu.
3. Rozdziel statut od regulaminu organizacyjnego	Organizacja wewnętrzna (struktura, podział zadań) musi być ujęta w statucie. Regulamin organizacyjny służy do uszczegółowienia funkcjonowania instytucji, ale nie może zastępować zapisów statutowych.
4. Precyzyjnie opisz organizację i strukturę	Ustal w statucie, czy biblioteka posiada filie, działy specjalistyczne, sekcje itp. Brak jasności w tym zakresie prowadzi do problemów organizacyjnych i formalnych.
5. Unikaj niezgodnych z prawem delegacji kompetencji	Nie wpisuj do statutu biblioteki postanowień, które naruszają przepisy ustawowe – np. że dyrektor „zatwierdza” plan finansowy (zamiast: „ustala”).
6. Uwzględnij zmiany wynikające z aktualnych przepisów	Regularnie weryfikuj treść statutu biblioteki pod kątem nowelizacji ustaw, np. ustawy o bibliotekach, o finansach publicznych, czy ustawy o działalności kulturalnej.
7. Konsultuj projekt statutu z radcą prawnym	Nawet jeśli statut biblioteki przygotowuje urząd gminy, dyrektor powinien zadbać o konsultację prawną – szczególnie w zakresie zgodności z ustawą o bibliotekach.
8. Zadbaj o spójność statutu z innymi dokumentami	Statut biblioteki powinien być zgodny z regulaminem organizacyjnym, polityką finansową, statutem organizatora i uchwałami rady gminy.
9. Dokumentuj przebieg prac nad statutem	Zachowuj korespondencję, opinie i wersje robocze – przydają się w razie sporu lub kontroli.
10. Poinformuj zespół o zmianach	Po uchwaleniu nowego statutu biblioteki warto go omówić z zespołem, aby każdy wiedział, co uległo zmianie i jakie są nowe zasady.

Najczęstsze błędy przy ustalaniu statutu biblioteki

1. Wpisywanie do statutu zadań regulaminowych	(np. szczegółowych zasad korzystania z biblioteki – powinny trafić do regulaminu użytkownika).
2. Zamiana ról: zatwierdzanie zamiast ustalania planu finansowego przez dyrektora	co zostało uznane za naruszenie prawa w licznych rozstrzygnięciach nadzorczych.
3. Brak zapisów o organizacji i strukturze biblioteki	np. brak informacji o działach, filiach, punktach bibliotecznych.
4. Zbyt ogólne lub zbyt szczegółowe zapisy	statut powinien być ramowy, ale konkretny; nie może zawierać np. nazwisk pracowników lub codziennych procedur.
5. Brak aktualizacji statutu po zmianach prawnych lub organizacyjnych	np. po likwidacji filii lub zmianie w zakresie działań biblioteki.
6. Nieprawidłowe powoływanie się na podstawy prawne	stosowanie nieaktualnych przepisów lub błędnych numerów artykułów.
7. Powielanie zapisów z innych dokumentów bez refleksji	kopiowanie wzorców bez dostosowania ich do specyfiki danej instytucji.
8. Niedopuszczalne delegowanie zadań organizatora	np. przekazywanie dyrektorowi kompetencji, które należą do rady gminy (uchwalanie statutu, powoływanie filii itp.).
9. Brak uzgodnień z organizatorem lub radą prawną	co często skutkuje uchwaleniem aktu sprzecznego z prawem.
10. Brak formalnego ogłoszenia lub publikacji statutu	co może skutkować jego nieważnością lub brakiem mocy obowiązującej.

Autor

Maciej Karpiński

Prawnik. Specjalista z zakresu prawa pracy, zarządzania pracownikami i funkcjonowania samorządu terytorialnego. Autor publikacji w tych dziedzinach. Wykładowca na kursach kadrowo-płacowych. Doświadczenie zawodowe autora obejmuje m. in. pracę na kierowniczych stanowiskach w działach personalnych banków oraz w komórkach audytu i kontroli, w samorządzie terytorialnym