Instytucja kultury, która otrzymuje darowiznę pieniężną na realizację określonego projektu, ujmuje ją jako przychód operacyjny z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Otrzymane środki pieniężne zwiększają stan rachunku bankowego instytucji i jednocześnie będą stanowiły przychód działalności statutowej, o ile darowizna została przekazana na realizację zadań mieszczących się w zakresie działalności statutowej instytucji kultury.

Jednakże taką darowiznę co do zasady należy ująć nie od razu w przychodach wyniku, lecz najpierw jako rozliczenia międzyokresowe przychodów, a następnie rozliczać ją w przychody równolegle do ponoszonych kosztów projektu. Wynika to z zasady współmierności oraz z art. 41 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, który obejmuje również otrzymane środki pieniężne przeznaczone na sfinansowanie kosztów lub przychodów przyszłych okresów.

Zatem w momencie wpływu środków pieniężnych na rachunek bankowy projektu instytucja ujmuje je zapisem:

Wn konto 130 – Rachunek bankowy / Ma konto 840 – Rozliczenia międzyokresowe przychodów

Jeżeli instytucja prowadzi wyodrębniony rachunek bankowy dla projektu, zapis księgowy dotyczy tego właśnie rachunku.

Wydatki ponoszone z darowizny ujmuje się zgodnie z ich charakterem, jako koszty działalności statutowej lub koszty projektu, np.:

• Wn konto 401 / 402 / 409 / 421 / 430 / 440 – odpowiednie koszty rodzajowe
• Ma konto 202 – rozrachunki z dostawcami

natomiast na etapie zapłaty:

• Wn konto 202 – rozrachunki z dostawcami
• Ma konto 130 – rachunek bankowy projektu

Jednocześnie równolegle dochodzi do rozliczeń rozliczeń międzyokresowych przychodów:

Wn konto 840 – Rozliczenia międzyokresowe przychodów / Ma konto 760 – Pozostałe przychody operacyjne (darowizny).

Darowizna w wysokości 85 000 zł podlega również wykazaniu w informacji CIT‑D jako darowizna otrzymana, z obowiązkiem ujawnienia danych darczyńcy, ponieważ jednorazowa kwota darowizny przekracza 15 000 zł.

Uzupełniająco warto wskazać, że alternatywne bezpośrednie ujęcie: Wn konto 130 / Ma konto 760 spotyka się przy darowiznach pieniężnych o charakterze bieżącym, niepowiązanych z finansowaniem przyszłych kosztów albo gdy środki dotyczą już poniesionych kosztów. Takie podejście bywa opisywane dla zwykłych darowizn pieniężnych u obdarowanego. Jednak przy darowiźnie celowej na projekt, zwłaszcza gdy środki wpływają z góry i mają być rozliczane zgodnie z umową, podejście przez 840 jest ostrożniejsze i lepiej odzwierciedla sens ekonomiczny operacji.

Dodatkowo jeżeli część środków z programu finansuje np. sprzęt, wyposażenie spełniające definicję środka trwałego lub WNiP, to ta część również powinna trafić na 840, ale jej rozliczenie do przychodów następuje stopniowo – równolegle do amortyzacji.