REKLAMA
Faktury księgowane po zapłacie to błąd. Instytucje kultury muszą stosować zasadę memoriału – przykładowe księgowania
Monika Czekała 
Pytanie
Odpowiedź
Księgowanie faktur wyłącznie w momencie zapłaty – zarówno po stronie kosztów, jak i przychodów – nie jest zgodne z zasadami prowadzenia ksiąg rachunkowych przez instytucję kultury. Taki sposób ewidencji odpowiadałby metodzie kasowej, która nie jest dopuszczona w jednostkach stosujących ustawę o rachunkowości.
Z komentarza eksperta prawowkulturze.pl dowiesz się:
- Dlaczego księgowanie faktur wyłącznie po zapłacie (metodą kasową) jest nieprawidłowe i może prowadzić do naruszenia ustawy o rachunkowości oraz zniekształcenia wyniku finansowego
- Kiedy faktycznie powstaje koszt lub przychód w instytucji kultury oraz dlaczego moment zapłaty nie decyduje o ich ujęciu w księgach rachunkowych
Zgodnie z nadrzędną zasadą rachunkowości, tj. zasadą memoriału oraz współmierności przychodów i kosztów, operacje gospodarcze muszą być ujmowane w okresach, których dotyczą, niezależnie od terminu zapłaty.
Zasada memoriału w praktyce: kiedy ujmować koszty i przychody, także na przełomie roku
Oznacza to, że faktury kosztowe należy księgować na podstawie daty wykonania usługi, dostawy towaru lub daty otrzymania dokumentu, a nie w momencie uregulowania zobowiązania. Zapłata stanowi jedynie rozliczenie zobowiązań, a nie moment powstania kosztu. Analogicznie, przychody należy ujmować w momencie ich powstania – najczęściej w dacie wystawienia faktury lub wykonania usługi – a nie dopiero po wpływie środków na rachunek bankowy.
Natomiast w przypadku faktur dotyczących przełomu roku, np. wystawionych i zapłaconych w styczniu, lecz odnoszących się do usług wykonanych w grudniu, konieczne jest zastosowanie rozliczeń międzyokresowych kosztów. Koszt taki należy ująć w księgach roku poprzedniego poprzez konto rozliczeń międzyokresowych, aby zapewnić prawidłowe przyporządkowanie kosztów do okresu, którego dotyczą. Zapłata w roku kolejnym nie wpływa na wynik finansowy, lecz jedynie zmniejsza zobowiązania.
Poniżej przykładowe księgowania poszczególnych operacji:
Faktury zakupu księguje się w momencie otrzymania, niezależnie od terminu zapłaty:
- Wn konto 4* Koszty rodzajowe
- Wn konto 221 VAT naliczony
- Ma konto 202 Rozrachunki z dostawcami
Faktury sprzedaży księguje się w momencie wystawienia/dostawy, niezależnie od terminu zapłaty:
- Wn konto 201 Rozrachunki z odbiorcami
- Ma konto 7* Przychody ze sprzedaży
- Ma konto 222 VAT należny
Zapłata jest odrębną operacją regulującą rozrachunki:
- Wn konto 202 Rozrachunki z dostawcami
- Ma konto 130 Rachunek bankowy (zapłata zobowiązania)
lub
- Wn konto 130 Rachunek bankowy
- Ma konto 201 Rozrachunki z odbiorcami (otrzymanie należności)
Faktury z przełomu roku dotyczące grudnia, otrzymane/zapłacone w styczniu, należy zaksięgować w grudniu poprzez bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów (konto 650).
Tworzenie biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów
Grudzień – ujęcie kosztu poprzez bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów (bez VAT)
W grudniu nie ma faktury, więc nie można ująć VAT. Księguje się wyłącznie koszt netto:
- Wn konto 4* – Koszty rodzajowe (kwota netto)
- Ma konto 640 – Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów (kwota netto)
Styczeń – wpływ faktury i rozliczenie biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów
Po otrzymaniu faktury:
Rozliczenie biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (część netto)
- Wn konto 640 – Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów (kwota netto)
- Ma konto 202 Rozrachunki z dostawcami
Ujęcie VAT naliczonego
VAT księguje się dopiero na tym etapie, bo dopiero w styczniu powstało prawo do odliczenia:
- Wn konto 221 VAT naliczony
- Ma konto 202 Rozrachunki z dostawcami
Przychody grudnia otrzymane w styczniu ujmuje się w grudniu (data dostawy), niezależnie od terminu zapłaty
Takie postępowanie zapewnia rzetelne i zgodne z prawem odzwierciedlenie operacji gospodarczych w księgach rachunkowych oraz prawidłowe sporządzenie sprawozdania finansowego.
Na czym polega zasada memoriału
Zasada memoriału polega na tym, że koszty i przychody ujmuje się w księgach rachunkowych w tym okresie, którego faktycznie dotyczą, a nie w momencie zapłaty lub wpływu środków pieniężnych. W praktyce oznacza to, że:
1. | koszt powstaje w chwili wykonania usługi, dostawy towaru lub otrzymania faktury, natomiast zapłata jest jedynie rozliczeniem zobowiązania i nie decyduje o momencie ujęcia kosztu; |
2. | przychód ujmuje się w momencie jego powstania, najczęściej w dacie wykonania usługi lub wystawienia faktury, a nie dopiero wtedy, gdy pieniądze wpłyną na rachunek bankowy; |
3. | na przełomie roku koszty dotyczące poprzedniego okresu (np. usług wykonanych w grudniu, a fakturowanych i opłaconych w styczniu) należy przypisać do właściwego roku obrotowego poprzez rozliczenia międzyokresowe, aby wynik finansowy był rzetelny i zgodny z ustawą o rachunkowości. |
Stosowanie zasady memoriału zapewnia, że księgi rachunkowe instytucji kultury wiernie odzwierciedlają rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych, niezależnie od terminów płatności.
Art. 6 ust. 1–2, art. 20 ust. 1, art. 21, art. 24 ust. 1, art. 39, art. 41, art. 74 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).
Monika Czekała
Doradca podatkowy nr wpisu 14485, księgowa z kilkunastoletnim doświadczeniem, posiada Certyfikat Księgowy Ministerstwa Finansów nr 66987/2014, biegły sądowy z zakresu finansów i rachunkowości, Księgowy Roku 2017 Województwa Śląskiego, oraz finalistka innych konkursów wiedzy podatkowej i księgowej o zasięgu ogólnopolskim, takich jak Moneta Aurea 2009, Lider Księgowości 2012, Księgowy Roku. Jest właścicielką biura rachunkowego Metis Finanse Sp. z o.o.
REKLAMA
REKLAMA
Kontakt
Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
ul. Łotewska 9a
03-918 Warszawa
Ostatnie numery
