Faktury księgowane po zapłacie to błąd. Instytucje kultury muszą stosować zasadę memoriału – przykładowe księgowania

REKLAMA

Porady

Monika Czekała

07.02.2026

Faktury księgowane po zapłacie to błąd. Instytucje kultury muszą stosować zasadę memoriału – przykładowe księgowania

W naszej instytucji faktury kosztowe są księgowane na kontach zespołu 4 i 2 dopiero w chwili dokonania płatności, a dokumenty przechowywane są w ewidencji poprzez ich przypięcie do wyciągu bankowego. Analogicznie, przychody ze sprzedaży ewidencjonowane są dopiero w momencie wpływu środków na rachunek bankowy. Czy taki sposób księgowania, oparty wyłącznie na przepływach pieniężnych, jest prawidłowy? Jeśli nie – jak należy prawidłowo ujmować w księgach rachunkowych koszty i przychody, w szczególności w odniesieniu do faktur dotyczących poprzedniego roku budżetowego, które zostały wystawione i opłacone w styczniu, ale odnoszą się do usług lub dostaw zrealizowanych w grudniu?

Na czym polega zasada memoriału

Zasada memoriału polega na tym, że koszty i przychody ujmuje się w księgach rachunkowych w tym okresie, którego faktycznie dotyczą, a nie w momencie zapłaty lub wpływu środków pieniężnych. W praktyce oznacza to, że:

1.	koszt powstaje w chwili wykonania usługi, dostawy towaru lub otrzymania faktury, natomiast zapłata jest jedynie rozliczeniem zobowiązania i nie decyduje o momencie ujęcia kosztu;
2.	przychód ujmuje się w momencie jego powstania, najczęściej w dacie wykonania usługi lub wystawienia faktury, a nie dopiero wtedy, gdy pieniądze wpłyną na rachunek bankowy;
3.	na przełomie roku koszty dotyczące poprzedniego okresu (np. usług wykonanych w grudniu, a fakturowanych i opłaconych w styczniu) należy przypisać do właściwego roku obrotowego poprzez rozliczenia międzyokresowe, aby wynik finansowy był rzetelny i zgodny z ustawą o rachunkowości.

Stosowanie zasady memoriału zapewnia, że księgi rachunkowe instytucji kultury wiernie odzwierciedlają rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych, niezależnie od terminów płatności.

Korzyści

Z komentarza eksperta prawowkulturze.pl dowiesz się:

Dlaczego księgowanie faktur wyłącznie po zapłacie (metodą kasową) jest nieprawidłowe i może prowadzić do naruszenia ustawy o rachunkowości oraz zniekształcenia wyniku finansowego
Kiedy faktycznie powstaje koszt lub przychód w instytucji kultury oraz dlaczego moment zapłaty nie decyduje o ich ujęciu w księgach rachunkowych

Pozostało jeszcze 75% treści

Aby zobaczyć cały artykuł, zaloguj się lub wykup dostęp

Oferujemy

kompleksowe doradztwo prawne dla wszystkich instytucji kultury.

Nasza publikacja "Prawo i finanse w kulturze" oraz nowoczesny portal od 10 lat zapewniają Ci:

komentarze ekspertów do nowości prawnych,
codzienne wsparcie dla dyrektorów i działów kadrowo-płacowych w Twojej instytucji,
indywidualne porady - odpowiedź otrzymasz w ciągu 3 dni roboczych wprost na Twoją skrzynkę e-mailową,
gotowe dokumenty, kalkulatory kadrowo-płacowe, szkolenia i webinary.

Dołącz do nas i otrzymaj najlepsze na rynku wsparcie dla Twojej instytucji kultury!

Zaloguj się

Autor

Monika Czekała

Doradca podatkowy nr wpisu 14485, księgowa z kilkunastoletnim doświadczeniem, posiada Certyfikat Księgowy Ministerstwa Finansów nr 66987/2014, biegły sądowy z zakresu finansów i rachunkowości, Księgowy Roku 2017 Województwa Śląskiego, oraz finalistka innych konkursów wiedzy podatkowej i księgowej o zasięgu ogólnopolskim, takich jak Moneta Aurea 2009, Lider Księgowości 2012, Księgowy Roku. Jest właścicielką biura rachunkowego Metis Finanse Sp. z o.o.