Kluczowe jest, czy koszt zlecenia z 2023 r. był faktycznie kosztem wytworzenia środka trwałego (powinien zasilić 080) czy kosztem okresu (431) – od tego zależy, czy właściwym księgowaniem wpływu w 2025 r. będzie Wn 133/Ma 845 (i późniejsze rozliczenie na konta Wn 845→Ma 760 w czasie) czy jednak Wn 133/Ma 760.

Zakładając, iż umowa zlecenia związana była z wytworzeniem środka trwałego, wartości niematerialnej i prawnej, należy zwrócić uwagę na zasadę współmierności przychodów i kosztów oraz zasadą ostrożności.

W takiej sytuacji otrzymana w 2025 r. refundacja kosztów dotyczących umowy zlecenia z 2023 r., związanych z realizacją projektu inwestycyjnego, powinna zostać ujęta właśnie zgodnie z zasadą współmierności przychodów i kosztów oraz zasadą ostrożności.

Poniesione w 2023 r. wydatki, które pierwotnie zaksięgowano na koncie 431, należy przenieść na konto 080 jako element kosztu wytworzenia środka trwałego w budowie, ponieważ dotyczą realizacji projektu inwestycyjnego. Właściwe księgowanie polega więc na przeksięgowaniu: 080/431.

Otrzymana w 2025 r. refundacja nie stanowi przychodu operacyjnego i nie powinna być ujmowana na koncie 760, ponieważ dotyczy inwestycji i w konsekwencji pomniejsza koszt jej wytworzenia. Zgodnie z zasadami rachunkowości refundacje i dotacje inwestycyjne ujmuje się jako rozliczenia międzyokresowe przychodów, które następnie są rozliczane równolegle z amortyzacją środka trwałego. Wynika to z zasad rozliczeń międzyokresowych przychodów (art. 41 ustawy o rachunkowości), które obejmują m.in. równowartość otrzymanych środków przeznaczonych na sfinansowanie (lub dofinansowanie) nabycia/wytworzenia środków trwałych i które przenosi się na wynik równolegle do amortyzacji.

Wpływ refundacji należy więc zaksięgować zapisem: Wn konto 133/Ma konto 845. Konto 845 będzie następnie rozliczane w czasie – po przyjęciu środka trwałego do użytkowania – proporcjonalnie do odpisów amortyzacyjnych, poprzez księgowanie: Wn konto 845/Ma konto 760. W ten sposób refundacja nie wpływa na wynik finansowy w momencie jej otrzymania, lecz obniża koszty amortyzacji w okresach użytkowania środka trwałego, co zapewnia zgodność z zasadą współmierności.

Z kolei po przyjęciu środka trwałego do używania, w każdym okresie amortyzacji, należy przenosić odpowiednią część na wynik zapisem Wn 845/Ma 760 – proporcjonalnie do amortyzacji (np. według udziału refundacji w wartości początkowej).

Osobną kwestią jest to, czy koszty z 2023 r. zaksięgowane na 431 należy „przenieść” na 080. Jeżeli te koszty są kosztami, które dają się zaliczyć do kosztu wytworzenia środka trwałego w budowie (np. prace projektowe, dokumentacja, koszty bezpośrednio związane z doprowadzeniem inwestycji do stanu zdatnego do używania), to co do zasady powinny zwiększać 080, gdyż ustawa o rachunkowości wskazuje, że cena nabycia/koszt wytworzenia środków trwałych w budowie obejmuje ogół kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy/montażu/przystosowania do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania.

W takim wariancie (czyli gdy ujęcie na 431 w 2023 r. było w istocie błędną klasyfikacją), w 2025 r. należy przeksięgować kwalifikowane koszty na 080; technika przeksięgowania zależy od tego, czy sprawozdanie za 2023 r. było już zatwierdzone i czy błąd jest istotny. Zgodnie z ustawą o rachunkowości ujmowanie skutków informacji otrzymanych po zatwierdzeniu sprawozdania (art. 54), w praktyce przy istotnych błędach, stosuje się ujęcie przez wynik lat ubiegłych (konto 820), a przy nieistotnych często koryguje się w bieżącym wyniku zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości.

Jeśli natomiast w 2023 r. nie było podstaw do aktywowania nakładów związanych z projektem wówczas księgowanie na koncie 431 było zasadne i właściwe oraz nie ma podstaw do „cofania” ich na 080. W takim scenariuszu refundacja jest ujmowana jako pozostały przychód operacyjny w momencie jej otrzymania, bo nie ma już w bilansie aktywa, które miałaby finansować. Wówczas podanie w zapytaniu księgowanie jest jak najbardziej prawidłowe.