Przygotowujemy się do oszacowania wartości zamówienia na usługi sprzątania w teatrze. Zakres planowanego zamówienia obejmowałby wyłącznie część administracyjną budynku (biura, korytarze, toalety, hole, foyer itp.). Sprzątanie scen teatralnych nadal będzie realizowane przez nasze etatowe pracownice. Mamy jednak wątpliwości co do sposobu opisania przedmiotu zamówienia oraz przyjęcia modelu wynagrodzenia – nie wiemy, czy właściwsze będzie rozliczenie godzinowe, czy ryczałtowe. Problem polega na tym, że zakres prac nie jest równomierny w skali roku. W okresie wakacyjnym, kiedy nie odbywają się próby, spektakle, wynajmy ani inne wydarzenia artystyczne, zapotrzebowanie na usługi sprzątania jest znacząco mniejsze i w praktyce ogranicza się głównie do części administracyjnej. Dodatkowo nie jesteśmy w stanie precyzyjnie zaplanować harmonogramu na cały rok, ponieważ plan działalności artystycznej ustalany jest maksymalnie z 3-miesięcznym wyprzedzeniem. Dopiero wtedy wiemy, kiedy odbędą się spektakle, koncerty, wynajmy czy inne wydarzenia. Może więc wystąpić sytuacja, w której w danym tygodniu konieczne będzie posprzątanie przestrzeni nieuwzględnionej wcześniej w harmonogramie. Rozważamy zastosowanie modelu mieszanego – tj. stałej miesięcznej stawki ryczałtowej obejmującej utrzymanie czystości w stałym zakresie (biura, korytarze, sanitariaty itp.) oraz części zmiennej, rozliczanej za obsługę wydarzeń dodatkowych (np. spektakli, prób, wynajmu sceny, wydarzeń kulturalnych). Czy takie rozwiązanie jest dopuszczalne? Jak najlepiej opisać je w dokumentacji zamówienia? Czy w tej sytuacji zasadne byłoby również zastosowanie prawa opcji w odniesieniu do usług dodatkowych?