Zasadne jest, aby wykonawca zaproponował ryczałtową cenę oferty, uwzględniając opisane okoliczności w tym rodzaje danych serwisów (administracyjny, dotyczący części z których korzystają widzowie i artyści, serwisy związane wydarzeniami artystycznymi). Należy uwzględnić przy tym intensywność w sezonie i poza sezonem, oraz określić stawkę roboczogodziny za dodatkowe zlecenia, określone w szacunkowej ilości jako opcji zwiększającej. Ponadto opisanie ewentualnej opcji zmniejszającej i zwiększającej w zakresie ilości poszczególnych serwisów, jeżeli istnieje takie ryzyko i potrzeba.

W ocenie autora zasadne będzie opisanie przedmiotu zamówienia poprzez poszczególne rodzaje serwisów oraz wskazanie ich ilości wraz z możliwością zastosowania opcji zwiększającej lub zmniejszającej, w zależności od potrzeby, oraz zaproponowanie stawki za roboczogodzinę za dodatkowe czynności, które w ramach opcji może zlecić Zamawiający.

Zamawiający powinien w opisie przedmiotu zamówienia szczegółowo opisać w jakiej częstotliwości, jakie czynności, przy użyciu jakich urządzeń i środków oraz w jakich pomieszczeniach będą wykonywane usługi. Określić, iż Zamawiający pracuje w dwóch trybach, w sezonie i poza nim i, że w danych miesiącach wykonawca będzie zobowiązany do świadczenia usług w określonej częstotliwości oraz w określonych pomieszczeniach, a poza sezonem potrzeby są mniejsze.

Dodatkowo może podzielić wykonywane czynności na te wykonywane w pomieszczeniach administracyjnych, sprzątanie pomieszczeniem z których korzystają widzowie, sprzątanie w zakresie wymaganym przez organizowane wydarzenia artystyczne, które odbywają się np weekendy. Zamawiający określa czynności i godziny w jakich mają się odbywać.

Należy zatem oszacować, ile to może być godzin lub serwisów danego rodzaju i wskazać, iż zamówienie ma obejmować sukcesywne sprzątanie powierzchni zgodnie z harmonogramem prac opisanym w opisie przedmiotu zamówienia na podstawie zapotrzebowania Zamawiającego opartego na harmonogramie przekazywanym z dwu, trzy tygodniowym wyprzedzeniem wykonawcy, a które uwzględnia próby, spektakle i wydarzenia odbywające się u Zamawiającego.

Ilość danych serwisów będzie wynikała z potrzeb Zamawiającego, które zgłosi wykonawcy, jeżeli ilość serwisów będzie w danym miesiącu mniejsza niż szacowana przez Zamawiającego będzie w ramach prawa opcji zmniejszona lub zwiększona, o czym zostanie powiadomiony wykonawca.

Ponadto, wykonawca oszacuje stawkę za roboczogodzinę, a Zamawiający wskaże, ile godzin przewiduje jako usługi dodatkowe, które będzie mógł w ramach prawa opcji zlecić. Cena zatem będzie ryczałtowa za opisany zakres usług, a Zamawiający opisze reguły dotyczące prawa opcji tj. zmniejszenia lub zwiększenia ilości serwisów, zlecenie dodatkowych czynności na podstawie zaproponowanej ceny za roboczogodzinę, przy każdej z opcji Zamawiający winien określić maksymalną lub minimalną wartość opcji. Zamawiający winien uwzględnić ponadto maksymalną wartość umowy, kwotę, której nie można przekroczyć za wykonanie usług.

W przypadku tak skonstruowanego zamówienia, wykonawca będzie zobowiązany do świadczenia usług w jej zakresie, co oznacza, że w związku z jej zawarciem wykonawca będzie zobowiązany świadczyć usługi na opisanych w niej zasadach, a w niewykonywanie obowiązków będzie wiązało się konsekwencjami w postaci sankcji opisanych w umowie.

Zamawiający będzie uprawniony do złożenia oświadczenia wykonawcy w zakresie realizacji prawa opcji, bez potrzeby dokonania zmiany umowy (art. 441 ustawy Prawo zamówień publicznych). Inną propozycją jest zawarcie umowy ramowej (art. 311 i nast. ustawy Prawo zamówień publicznych) na usługi sprzątania z jednym lub kilkoma wykonawcami i zawieranie umów cząstkowych w ramach realizowania potrzeb Zamawiającego, w takim przypadku jednak wykonawca nie jest zobowiązany do zawarcia umów cząstkowych, także Zamawiający nie ma pewności, iż w danym momencie zapewni sobie obsługę w takiej częstotliwości i zakresie na jakiej mu zależy.

Jest to elastyczny sposób, dający swobodę przy trudności w przewidzeniu konkretnych ilości i rodzaju usług. Jednak zawiera w sobie ryzyka, gdyż realizacja każdego z zamówień wykonawczych wymaga zawarcia umowy cząstkowej z wykonawcą.