Gmina powinna szacować planowane zakupy w perspektywie całego okresu realizacji projektu, tj. lat 2026–2027, ale nie przez automatyczne zsumowanie wszystkich wydarzeń jako jednego zamówienia. Jeżeli gmina nabywa kompleksową organizację danego wydarzenia, wartość takiego wydarzenia należy co do zasady oceniać łącznie; jeżeli natomiast kupuje osobno powtarzalne świadczenia takie jak catering, nagłośnienie, promocja, sprzątanie, ubezpieczenie czy zabezpieczenie medyczne, to należy je grupować i sumować według ich jednorodności w skali projektu. Przy wskazanej łącznej wartości ok. 300.000 zł netto za 2 lata najpierw trzeba więc prawidłowo ustalić zakresy podlegające wspólnemu szacowaniu, a dopiero gdyby dla danego zamówienia jednorodnego albo wyodrębnionego został osiągnięty próg 170.000 zł, należałoby analizować art. 11 ust. 5 pkt 2 ustawy Pzp.

W opisanym przypadku nie należy z góry sumować całego projektu jako jednego zamówienia tylko dlatego, że wszystkie działania są finansowane z jednego projektu unijnego.

Dla szacowania znaczenie ma nie sama wspólna nazwa projektu, lecz to, czy dane świadczenia są jednorodne i czy powinny być nabywane łącznie. Dlatego inne podejście będzie właściwe wtedy, gdy gmina zamawia odrębnie poszczególne kategorie usług, a inne wtedy, gdy kupuje jedną usługę kompleksowej organizacji konkretnego wydarzenia.

Jeżeli zatem przedmiotem zakupu ma być jedno konkretne wydarzenie jako całość, obejmujące np. koncert, nagłośnienie, konferansjera, catering, sprzątanie i promocję, to co do zasady można traktować je jako jedno zamówienie na organizację wydarzenia i szacować łącznie wszystkie czynności, które są w jego ramach realizowane Jednocześnie w opisanym stanie faktycznym można co do zasady bronić stanowiska, że poszczególne rodzaje wydarzeń wskazane w pytaniu nie mają charakteru jednorodnego, a zatem dopuszczalne jest rozważenie ich odrębnego szacowania.

Jeżeli jednak gmina nie kupuje jednego kompleksowego świadczenia, lecz planuje osobno nabywać powtarzalne usługi występujące przy różnych wydarzeniach, to nie należy ich „zamykać” w granicach pojedynczej imprezy, tylko badać, czy np. catering we wszystkich wydarzeniach, nagłośnienie we wszystkich wydarzeniach, promocja we wszystkich wydarzeniach albo usługi porządkowe we wszystkich wydarzeniach tworzą odrębne grupy zamówień jednorodnych, które trzeba zsumować w całym okresie 2026–2027.

Tym samym, nie sumuje się automatycznie wszystkich imprez tylko dlatego, że należą do jednego projektu, ale też nie wolno sztucznie rozdzielać zakupów, które są jednorodne i powtarzają się w całym projekcie. W praktyce oznacza to, że spotkanie z biesiadą, kino plenerowe, rajd rowerowy i warsztaty dla mieszkańców nie muszą stanowić jednego zamówienia, natomiast poszczególne, powtarzalne kategorie świadczeń występujące w tych wydarzeniach mogą wymagać wspólnego szacowania.

Przy podanej łącznej wartości całego projektu na poziomie ok. 300 000 zł netto za dwa lata nie należy traktować art. 11 ust. 5 pkt 2 ustawy Pzp jako podstawowego punktu wyjścia do procedowania. Przepis ten ma znaczenie dopiero wtedy, gdy po prawidłowym oszacowaniu okaże się, że dla danego zamówienia ustawa Pzp w ogóle znajduje zastosowanie. Jeżeli bowiem konkretna grupa zamówień jednorodnych albo dane wyodrębnione zamówienie nie osiągnie progu 170.000 zł, to nie ma potrzeby sięgać do wyłączenia przedmiotowego z art. 11 ust. 5 pkt 2 ustawy Pzp.

Jeżeli natomiast po prawidłowym oszacowaniu próg zostałby przekroczony, wtedy można badać, czy dane zamówienie mieści się w wyłączeniu z art. 11 ust. 5 pkt 2 ustawy Pzp. Przepis ten obejmuje nie tylko same usługi artystyczne, lecz również dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związane z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych oraz przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej. Oznacza to, że wyłączenie może obejmować także świadczenia towarzyszące organizacji danego wydarzenia, o ile pozostają z nim funkcjonalnie związane i mieszczą się w zakresie działalności kulturalnej.

Nie oznacza to jednak automatycznie, że każde wydarzenie wskazane w pytaniu będzie objęte art. 11 ust. 5 pkt 2 ustawy Pzp, ponieważ każdorazowo trzeba ocenić, czy dane przedsięwzięcie rzeczywiście ma charakter kulturalny w rozumieniu tego przepisu oraz czy konkretne dostawy lub usługi są związane właśnie z organizacją takiego wydarzenia.