Inwentaryzacja jest także istotnym elementem systemu kontroli zarządczej. Definicja kontroli zarządczej (art. 68 ust. 1 ufp) wskazuje, że jest to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Kontrola zarządcza prowadzona jest w jednostkach sektora finansów publicznych, do których należą także państwowe i samorządowe instytucje kultury (art. 9 pkt 13 ufp). Kontrola finansowa dotyczy przede wszystkim procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Jednym z podstawowych elementów tej kontroli jest inwentaryzacja. Inwentaryzacja umożliwia ocenę skuteczności zabezpieczenia majątku przed utratą lub zniszczeniem, ocenę przydatności posiadanych składników majątkowych, ujawnienie przypadków niegospodarności czy marnotrawstwa.

Poza tym pozwala wykryć ewentualne nadużycia związane z dysponowaniem majątkiem oraz ocenić uczciwość i kompetencje osób odpowiedzialnych materialnie za powierzone im składniki majątku. Oprócz regulacji ustawy o rachunkowości warto skorzystać z wytycznych zawartych w opublikowanym 28 lipca 2016 r. komunikacie ministra finansów dotyczącym ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu dotyczącego inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów., postanowień rozdziału X Krajowego Standardu Rachunkowości nr 11 Środki trwałe oraz wskazówek inwentaryzacyjnych zawartych w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami (Dz.Urz. Min. Fin. z 2019 r. poz. 83).

Przeprowadzenie, a następnie wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg handlowych, a ujawnione w toku inwentaryzacji różnice trzeba wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Podstawowym dokumentem, który wskazuje na specyfikę procesów inwentaryzacji w konkretnej jednostce jest instrukcja inwentaryzacyjna. Instrukcje inwentaryzacyjne mają stanowić pomoc w organizacji spisu i jego przebiegu, doborze właściwych, dostosowanych do warunków czynności spisowych.

Korzyści

Z komentarza eksperta Prawo i finanse w kulturze dowiesz się:

Jaka jest częstotliwość, terminy i formy inwentaryzacji

Sprawdź, jak wygląda w praktyce:

Powołanie zespołu przeprowadzającego inwentaryzację

Opracowanie planu i harmonogramu inwentaryzacji

Przygotowanie do spisu rejonów i pól spisowych

Przygotowanie dokumentacji inwentaryzacyjnej i sprzętu

Spis z natury środków pieniężnych konieczny na ostatni dzień roku obrotowego

Spis środków trwałych

Jakie są z asady sporządzania arkuszy spisowych