Nie ma przeszkód prawnych dla wprowadzenia regulaminu wynajmowania sprzętu. Przy czym regulamin ten należy uznać za ogólne warunki umów w rozumieniu Kodeksu cywilnego.

Zgodnie z ustawą o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej dyrektor instytucji kultury zarządza instytucją i reprezentuje ją na zewnątrz. Tym samym w do kompetencji należy także zarządzanie mieniem instytucji kultury.

Nie ma więc przeszkód prawnych, aby dyrektor wydał stosowny regulamin odnośnie zasad wynajmowania lub wypożyczania sprzętu. Należy jednak pamiętać, że regulamin ten – jako ogólne warunki umów, jest wiążący dla instytucji. Zarazem jednak wiąże drugą stronę, jeżeli został jej doręczony przed zawarciem umowy. Należy więc zadbać o właściwe jego ogłoszenie i ewentualne doręczenie zainteresowanym przed zawarciem umów.