Informację o stosowaniu przez pracodawcę systemu równoważnego czasu pracy należy przekazać pracownikowi poprzez zapoznanie go z regulaminem pracy, względnie z obwieszczeniem, o którym mowa w art. 150 § 1 Kodeksu pracy. Dla pracownika należy sporządzać grafik (rozkład czasu pracy).

Zgodnie z art. 136 § 1 Kodeksu pracy jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją, może być stosowany system równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy.

W kolejnych paragrafach tego artykułu oraz w art. 136 i 137 Kodeksu pracy określono szczególne warianty systemu równoważnego czasu pracy, różniące się długością okresu rozliczeniowego oraz maksymalnym wymiarem dobowym czasu pracy.

W myśl art. 29 § 1 Kodeksu pracy, umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

1) rodzaj pracy;

2) miejsce wykonywania pracy;

3) wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;

4) wymiar czasu pracy;

5) termin rozpoczęcia pracy,

a w przypadku zawarcia umowy o pracę na czas określony w celu, o którym mowa w art. 25 1§ 4 pkt 1–3, lub w przypadku, o którym mowa w art. 25 1§ 4 pkt 4 Kodeksu pracy (umowa na zastępstwo, umowa w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym, umowa w celu wykonywania pracy przez okres kadencji, lub umowa zawierana w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie), w umowie określa się ten cel lub okoliczności tego przypadku, przez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy.

Jak stanowi art. 29 § 3 Kodeksu pracy, pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o:

1) obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

2) częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,

3) wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,

4) obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,

5) układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty,

a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy – dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Zgodnie z art. 104 1§ 1 pkt 2 Kodeksu pracy, regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy, a w myśl art. 104 3§ 2 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy.

W związku z powyższym, informację o stosowaniu przez pracodawcę systemu równoważnego czasu pracy należy przekazać pracownikowi poprzez zapoznanie go (art. 104 3§ 2 Kodeksu pracy) z regulaminem pracy (patrz art. 104 1§ 1 pkt 2 Kodeksu pracy), względnie z obwieszczeniem, o którym mowa w art. 150 § 1 Kodeksu pracy.

Jeżeli godziny pracy są stałe, to można je zapisać w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, o którym mowa w art. 150 § 1 Kodeksu pracy. Jednakże nie będzie można uniknąć sporządzania rozkładu czasu pracy na poszczególne okresy rozliczeniowe, gdyż liczba godzin wynikająca z określonych stałych godzin pracy nie zawsze będzie odpowiadać obowiązującemu pracownika wymiarowi czasu pracy, obliczonemu zgodnie z art. 130 Kodeksu pracy. Wówczas konieczne będzie dokonanie odpowiednich zmian godzin pracy w danym okresie rozliczeniowym, co przedstawiono na poniższym przykładzie.

Zgodnie z art. 129 § 3 Kodeksu pracy, rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony – w formie pisemnej lub elektronicznej – na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład. W art. 26b ust. 3 uodk zamieszczono przepis szczególny, dotyczący pracowników instytucji kultury, który stanowi, że rozkłady czasu pracy tych pracowników są ustalane na okresy nie krótsze niż 2 tygodnie.