Jeżeli środa według rozkładu czasu pracy jest dniem wolnym, należy ją pominąć w ustalaniu ryczałtu (analogicznie jak w przypadku wolnych sobót lub innych dni tygodnia, wolnych rozkładowo). Jednakże sobota jest w tym rozkładzie dniem pracującym.

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn:

• stawki za 1 kilometr przebiegu i
• miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne,
  po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.
  Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać:
• ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także
• ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień

• nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności
• w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.