Tak. Przedmiotem umowy zlecenia (umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu) może być świadczenie usług organizacyjnych obejmujących zapewnienie udziału wskazanej osoby trzeciej w spotkaniu, mimo że wynagrodzenie wypłacane jest wyłącznie zleceniobiorcy. Dopuszczalność takiej konstrukcji wynika z zasady swobody umów oraz przepisów o świadczeniu usług i zleceniu, pod warunkiem prawidłowego uregulowania zasad udziału osoby trzeciej, zakresu odpowiedzialności zleceniobiorcy oraz faktycznego modelu współpracy między stronami.

Zgodnie z art. 353¹ kc strony mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się ustawie, właściwości (naturze) stosunku ani zasadom współżycia społecznego. Na tej podstawie dopuszczalne jest określenie świadczenia zleceniobiorcy jako usługi organizacyjnej obejmującej zapewnienie udziału określonego prelegenta, eksperta lub innej osoby trzeciej w spotkaniu, przy czym rozliczenie następuje wyłącznie ze zleceniobiorcą.

W praktyce najczęściej nie chodzi o „czyste” zlecenie z art. 734 § 1 kc (dotyczące dokonania czynności prawnej), lecz o umowę o świadczenie usług faktycznych, do której odpowiednio stosuje się przepisy o zleceniu. Sama okoliczność, że osoba trzecia nie otrzymuje od Państwa wynagrodzenia, nie wyklucza takiej konstrukcji, ponieważ wynagrodzenie dotyczy relacji pomiędzy zleceniodawcą a zleceniobiorcą (art. 735 § 1 kc).

Jednocześnie istotne jest, aby rzeczywisty model współpracy odpowiadał treści umowy. Jeżeli bowiem w praktyce świadczenie wykonywane jest bezpośrednio przez osobę trzecią na Państwa rzecz, pod Państwa kierownictwem lub według ustalanych przez Państwa warunków, może powstać ryzyko zakwestionowania roli zleceniobiorcy jako samodzielnego wykonawcy usługi.

Jeżeli wykonanie zobowiązania ma nastąpić przy udziale osoby trzeciej (np. eksperta lub prelegenta), warto wyraźnie przewidzieć to w umowie. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy udział konkretnej osoby ma charakter istotny dla zleceniodawcy. W takim przypadku należy jednoznacznie określić, czy świadczenie ma charakter osobisty, czy dopuszczalne jest zastępstwo, oraz na jakich zasadach możliwa jest zmiana osoby uczestniczącej w spotkaniu.

Równocześnie umowa powinna przesądzać, kto ponosi ryzyko „nieobecności” osoby trzeciej. Jeżeli „zapewnienie udziału” stanowi element świadczenia zleceniobiorcy, brak udziału może zostać uznany za niewykonanie albo nienależyte wykonanie zobowiązania, skutkujące odpowiedzialnością odszkodowawczą na zasadach ogólnych (art. 471 kc), chyba że strony przewidzą odpowiednie procedury awaryjne, przypadki siły wyższej lub możliwość zapewnienia zastępstwa.

Nie istnieje ustawowy katalog „obowiązkowych” klauzul, jednak dla bezpieczeństwa prawnego i rozliczeniowego umowa powinna co najmniej regulować:

Jeżeli osoba trzecia nie zawiera z Państwem umowy i nie otrzymuje od Państwa wynagrodzenia, co do zasady nie powstaje po Państwa stronie bezpośredni tytuł do ubezpieczeń społecznych tej osoby. Ocena taka zależy jednak od rzeczywistego sposobu wykonywania współpracy, a nie wyłącznie od formalnej treści dokumentów.

Ryzyko może pojawić się w szczególności wtedy, gdy osoba trzecia wykonuje świadczenie faktycznie bezpośrednio na Państwa rzecz, Państwo samodzielnie określają sposób wykonania świadczenia, kontakt operacyjny odbywa się głównie pomiędzy Państwem a osobą trzecią, a rola zleceniobiorcy ma wyłącznie formalny lub pośredniczący charakter.

Dlatego istotne jest, aby zarówno treść umowy, jak i praktyka jej wykonywania potwierdzały, że to zleceniobiorca pozostaje rzeczywistym wykonawcą i organizatorem usługi, ponoszącym odpowiedzialność za udział osoby trzeciej.