Tak. Jeżeli z regulaminu wynagradzania wynika, że nagroda jubileuszowa przysługuje pracownikowi nie częściej niż co 5 lat (tj. prawo do niej jest powiązane z kolejnymi progami stażu pracy), to spóźniona wypłata z powodu błędu działu kadr nie pozbawia jej zwolnienia ze składek. Co do zasady sama okoliczność, że świadczenie zostało wypłacone później, nie wpływa na spełnienie warunku „nie częściej niż co 5 lat”, o ile prawo do nagrody nadal jest nabywane w cyklu 5-letnim stażu.

Rozporządzenie składkowe wyłącza z podstawy wymiaru składek nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat. To sformułowanie więc kieruje uwagę na reguły nabycia prawa do nagrody wynikające z przepisów płacowych (regulaminu/układu), a nie na techniczny moment wypłaty czy pomyłki w kadrach.

W tym samym kierunku wypowiadało się orzecznictwo, albowiem decydujące znaczenie ma periodyczne (nie częstsze niż co 5 lat) nabywanie prawa do nagrody na podstawie przepisów wewnętrznych pracodawcy.

W opisanym stanie faktycznym pracownik miał wymagany staż, a wypłata nastąpiła później, bo wcześniej błędnie ustalono staż. Taka sytuacja jest w praktyce traktowana jako wypłata należnej nagrody za dany próg stażowy, jedynie dokonana po czasie. Samo opóźnienie nie zmienia tego, że nagroda „przysługuje” zgodnie z regulaminem co 5 lat, więc pozostaje spełniony warunek zwolnienia.

W praktyce pojawia się wątpliwość, gdy wcześniejsza nagroda była wypłacona z opóźnieniem, a następna zostanie wypłacona terminowo, przez co kalendarzowy odstęp między wypłatami może być krótszy niż 5 lat.

Kluczowe jest jednak, czy w dokumentach i regulaminie wciąż jest jasne, że:

• nagroda wypłacona „teraz” dotyczy konkretnego progu stażowego (np. 20 lat), do którego prawo zostało nabyte w dacie osiągnięcia stażu,
• kolejna nagroda będzie należna dopiero po kolejnym 5-letnim okresie stażu (np. 25 lat).

Jeżeli tak, to warunek „przysługiwania nie częściej niż co 5 lat” pozostaje zachowany, bo dotyczy nabywania prawa, a nie tego, kiedy kadry fizycznie wykonały przelew.

Ryzyko naliczenia składek pojawia się wtedy, gdy wypłacone świadczenie:

• nie wynika z obiektywnych reguł stażowych albo
• w praktyce jest przyznawane „doraźnie” lub częściej niż co 5 lat bez podstawy w regulaminie.

W takiej sytuacji ZUS może badać realny charakter świadczenia, a nie samą jego nazwę.

Dla bezpieczeństwa warto, aby w dokumentacji płacowej było jednoznacznie wykazane, że wypłata dotyczy nagrody za 20-lecie (z podaniem daty nabycia prawa wynikającej ze stażu), a opóźnienie wynikało z korekty stażu po ujawnieniu błędu. To ułatwia obronę stanowiska, że zachowana jest 5-letnia periodyczność uprawnienia.

Dla pracowników podstawa wymiaru składki zdrowotnej jest co do zasady ustalana według reguł analogicznych do przyjmowanych dla składek emerytalno-rentowych, dlatego wyłączenie nagrody jubileuszowej z podstawy składek społecznych co do zasady oznacza również brak obowiązku naliczenia składki zdrowotnej od tej nagrody.