Powołanie dyrektora instytucji kultury, bez uprzedniego zawarcia z nim umowy określającej warunki organizacyjno-finansowe działalności instytucji kultury oraz program jej działania, stanowi naruszenie prawa. Brak takiej umowy znacząco ogranicza wpływ organizatora na działalność instytucji kultury, a także możliwość sprawowania nad nią efektywnego nadzoru, co może zostać uznane za niedopełnienie przez organizatora jego obowiązków w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej.

Jak stanowi art. 15 ust. 1 ustawy uodk – dyrektora instytucji kultury powołuje jej organizator na czas określony, po zasięgnięciu opinii związków zawodowych działających w tej instytucji kultury oraz stowarzyszeń zawodowych i twórczych właściwych ze względu na rodzaj działalności prowadzonej przez instytucję. Odwołanie dyrektora następuje w tym samym trybie.

Zasięganie opinii związków zawodowych oraz stowarzyszeń zawodowych i twórczych nie jest konieczne w przypadku wyłonienia kandydata na dyrektora w drodze konkursu. Powołanie i odwołanie dyrektora państwowej instytucji kultury następuje po uzyskaniu zgody ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. W przypadku powoływania tej samej osoby na stanowisko dyrektora państwowej instytucji kultury na kolejny okres, organizator zasięga opinii ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego (art. 15 ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 15 ust. 5 ustawy, organizator instytucji kultury przed powołaniem jej dyrektora zawiera z nim odrębną umowę w formie pisemnej, w której strony określają warunki organizacyjno-finansowe działalności instytucji kultury oraz program jej działania. Umowa wchodzi w życie z dniem powołania dyrektora. Odmowa zawarcia umowy przez kandydata na stanowisko dyrektora powoduje jego niepowołanie na to stanowisko.

Przepis art. 15 ust. 5 ustawy nie przewiduje odstępstwa od obowiązku zawarcia umowy w formie pisemnej określającej warunki organizacyjno-finansowe działalności instytucji kultury oraz program jej działania. Umowa ta, odrębna od samego aktu powołania, stanowi ważny element ustalonych pomiędzy organizatorem a kandydatem na dyrektora warunków zatrudnienia i organizacji pracy instytucji kultury w relacji z jej organizatorem. Treść umowy kształtuje wzajemne relacje pomiędzy dyrektorem instytucji kultury a organem go powołującym. W umowie należy bowiem wskazać ramy organizacyjno-finansowe działalności instytucji kultury oraz program działania instytucji.W przypadku niezawarcia umowy, organ powołujący w zasadzie ma bardzo ograniczoną możliwość wpływania na sposób funkcjonowania jednostki kultury i wykonywania tym samym obowiązku określonego w tym wypadku w art. 7 ust. 1 pkt 9 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 609 ze zm.), który stanowi, że zadania własne gminy obejmują sprawy kultury, w tym bibliotek gminnych i innych instytucji kultury oraz ochrony zabytków i opieki nad zabytkami.

Brak obowiązywania umowy czyni niemożliwym skuteczne wpływanie na organizację programu działania jednostki oraz sposób jego realizacji. W przypadku różnicy zdań między organizatorem instytucji kultury a jej dyrektorem w praktyce może zostać wyłączona możliwość skutecznego i zgodnego z prawem wpływu organizatora na działanie instytucji kultury, i możliwość zapobiegania realizowaniu przez nią dowolnych działań. W takich okolicznościach możemy mieć do czynienia ze swoistym brakiem możliwości pełnienia funkcji dyrektora z uwagi na niezawarcie przez strony umowy określającej warunki organizacyjno-finansowe działalności instytucji kultury oraz program jej działania (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 8 listopada 2016 r., III SA/Kr 829/16).

W związku z powyższym, odnosząc się do problemu poruszonego w pytaniu, należy stwierdzić, że powołanie dyrektora instytucji kultury, bez uprzedniego zawarcia z nim umowy określającej warunki organizacyjno-finansowe działalności instytucji kultury oraz program jej działania, stanowi naruszenie art. 15 ust. 5 ustawy. Nie wydaje się jednak, aby takie powołanie dyrektora było nieważne, jest natomiast wadliwe w skutek naruszenia wspomnianego przepisu. Brak zawarcia omawianej umowy znacząco ogranicza wpływ organizatora na działalność instytucji kultury, a także możliwość sprawowania nad nią efektywnego nadzoru.

W szczególności, brak wspomnianej umowy uniemożliwia organizatorowi zastosowanie przesłanki odwołania dyrektora instytucji kultury z powodu odstąpienia od realizacji tej umowy (skoro strony jej nie zawarły).Wszystko to z kolei może zostać uznane za niedopełnienie przez organizatora jego obowiązków w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej (art. 69 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych; tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 1270 ze zm.).

Podsumowując, w przypadku powołania dyrektora instytucji kultury bez uprzedniego zawarcia z nim umowy określającej warunki organizacyjno-finansowe działalności instytucji kultury oraz program jej działania, należy podjąć działania zmierzające do usunięcia tego naruszenia prawa. Wydaje się, że najwłaściwszym rozwiązaniem będzie w tym zakresie niezwłoczne zawarcie takiej umowy.