W opisanej sytuacji osoba spoza instytucji kultury posłużyła się Państwa numerem NIP przy zakupach w sklepie, co spowodowało wystawienie faktury na Państwa działalność, mimo że instytucja kultury nie była rzeczywistym nabywcą i nie doszło do żadnej transakcji związanej z działalnością. Faktura pojawiła się w KSeF, została przez Państwa oznaczona jako „scamowa”, a następnie sklep — zgodnie z procedurą obowiązującą przy błędnym NIP — wystawił fakturę korygującą „do zera”, która formalnie neutralizuje błędny dokument. Ponieważ nie są Państwo podatnikami VAT, nie ma obowiązku ujmowania takich dokumentów w rejestrach VAT ani w JPK_VAT. Jedyną kwestią pozostaje to, czy dokumenty powinny trafić do ksiąg podatkowych.

Zgodnie z art. 20 i 21 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe obejmują wyłącznie zdarzenia gospodarcze, które rzeczywiście nastąpiły, i muszą być oparte na dowodach stwierdzających dokonanie operacji gospodarczej. W Państwa przypadku nie było zakupu, nie było wydatku, nie było odbioru towaru ani usługi, a więc faktura pierwotna nie dokumentuje żadnego zdarzenia gospodarczego po stronie instytucji kultury.

To samo dotyczy faktury korygującej — jej jedyną funkcją jest anulowanie błędnego dokumentu w systemie wystawcy, ale nie tworzy ona żadnego zdarzenia po Państwa stronie. Sama obecność dokumentu w KSeF nie oznacza jeszcze, że powstał obowiązek księgowy. KSeF jest systemem wymiany faktur, a nie systemem nakazującym księgowanie każdego dokumentu, który się w nim pojawi.

W związku z tym nie powinna Pani księgować ani faktury „scamowej”, ani faktury korygującej, ponieważ żadna z nich nie odzwierciedla rzeczywistej operacji gospodarczej. Najbezpieczniejsza praktyka jest taka, aby obie faktury — pierwotną i korygującą — wydrukować lub zachować elektronicznie wraz z korespondencją ze sklepem oraz krótką notatką służbową wyjaśniającą, że faktura została wystawiona na Państwa NIP bez związku z działalnością i została skorygowana przez wystawcę. Taki komplet dokumentów stanowi pełne wyjaśnienie incydentu i jest zgodny z zasadą rzetelności ksiąg.

Wyjątek od tej zasady wystąpiłby tylko wtedy, gdyby instytucja kultury faktycznie otrzymała towar, zapłaciła za zakup lub powstałby realny koszt lub roszczenie. Jednak z Pani opisu wynika jednoznacznie, że chodzi wyłącznie o bezprawne użycie NIP przez osobę trzecią, więc nie ma podstaw do księgowania.