Sprawdź, czy faktura dotyczy rzeczywistego zakupu

Po otrzymaniu podejrzanej faktury w KSeF zweryfikuj, czy instytucja kultury faktycznie dokonała zakupu, odebrała towar lub usługę albo poniosła wydatek. Jeśli żadna z tych sytuacji nie miała miejsca, faktura nie dokumentuje rzeczywistego zdarzenia gospodarczego po stronie instytucji.

Oznacz dokument jako scamowy i nie wprowadzaj go automatycznie do ksiąg

Sama obecność faktury w KSeF nie oznacza obowiązku jej zaksięgowania. Jeśli faktura została wystawiona w wyniku nieuprawnionego użycia NIP przez osobę trzecią, nie ujmuj jej w systemie księgowym ani nie traktuj jako kosztu instytucji.

Skontaktuj się z wystawcą faktury

Skontaktuj się ze sklepem lub innym wystawcą dokumentu i wyjaśnij, że faktura została wystawiona na niewłaściwy NIP. Poproś o wystawienie faktury korygującej do zera, która formalnie zneutralizuje błędny dokument po stronie wystawcy.

Zachowaj pełną dokumentację sprawy

Fakturę pierwotną, fakturę korygującą, korespondencję ze sklepem oraz krótką notatkę służbową wydrukuj lub zachowaj elektronicznie. W notatce wskaż, że instytucja kultury nie dokonała zakupu, nie odebrała towaru ani usługi, a numer NIP został użyty bez związku z jej działalnością.

Nie księguj dokumentów, jeśli nie było realnej operacji gospodarczej

Jeśli instytucja kultury nie była rzeczywistym nabywcą, nie zapłaciła za zakup i nie powstał po jej stronie żaden koszt ani roszczenie, nie księguj ani faktury scamowej, ani faktury korygującej. Wyjątek wystąpiłby tylko wtedy, gdyby zakup faktycznie dotyczył instytucji lub powodował skutki finansowe po jej stronie.