Jak udokumentować wcześniejsze zatrudnienie, gdy nie ma świadectwa pracy

REKLAMA

31.12.2025

Pytanie

Pracownica, zatrudniona jako skrzypaczka, przechodzi na emeryturę z dniem 28 października 2025 r. Z dokumentacji wynika, że jej obecne zatrudnienie w instytucji kultury rozpoczęło się 1 października 1987 r. Jednak w trakcie analizy akt osobowych okazało się, że wcześniej – od 1 października 1984 r. – była zatrudniona na podstawie umowy o pracę na sezon artystyczny, początkowo na 1/2 etatu, a od 1 marca 1985 r. już w pełnym wymiarze czasu pracy. W sierpniu 1985 r. przebywała na urlopie bezpłatnym. Problem polega na tym, że za ten wcześniejszy okres (1984–1985) nie wystawiono jej świadectwa pracy. Dokument taki nie znajduje się ani w aktach osobowych, ani w archiwum zakładu. Co więcej, formularz ZUS Rp-7 wystawiony w 2005 r. również nie uwzględnia tego okresu. Obecnie przygotowywane świadectwo pracy obejmie wyłącznie czas zatrudnienia od 1 października 1987 r. do 28 października 2025 r. Czy w tej sytuacji można wystawić zaświadczenie o wcześniejszym zatrudnieniu (1984–1985) na podstawie dokumentacji osobowej? Czy takie zaświadczenie będzie wystarczające dla ZUS, w szczególności w kontekście potwierdzenia stażu pracy? Jak postąpić w sprawie zaświadczenia o pracy w szczególnym charakterze, skoro nie ma świadectwa pracy za tamten okres, a pracownica wówczas była zatrudniona na 1/2 etatu, a dopiero od marca 1985 r. na cały etat? Oryginał nie został w przeszłości sporządzony. Jednocześnie nie ma również możliwości przywrócenia tego dokumentu z archiwum. Proszę o wskazanie najlepszego rozwiązania w tej sytuacji – tak, aby dokumentacja przygotowana na potrzeby ZUS była kompletna i zgodna z przepisami, a prawa pracownicy nie zostały naruszone.

Odpowiedź

W przypadku wskazanym w zapytaniu wyjaśniamy, że wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu w okresie od 1.10.1984 do 31.08.1985 r. z uwzględnieniem urlopu bezpłatnego na podstawie dokumentacji osobowej pracownika jest jak najbardziej prawidłowe i wiarygodne dla ZUS. Jednocześnie należy zaznaczyć, że zatrudnienia tego nie można kwalifikować jako zatrudnienia w szczególnych warunkach, ponieważ praca może być uznana za pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze tyko wówczas, gdy jest wykonywana w pełnym wymiarze.

Korzyści

Z komentarza eksperta Prawo i finanse w kulturze dowiesz się:

Jakie obowiązki dokumentacyjne pracodawcy mają znaczenie przy ustalaniu prawa do emerytury pracownika
Jakie zaświadczenia i dokumenty pracodawca ma obowiązek wystawić na potrzeby postępowania emerytalno‑rentowego

Jakie obowiązki dokumentacyjne pracodawcy mają znaczenie przy ustalaniu prawa do emerytury pracownika

Pracodawca powinien dbać o prawidłowe oraz rzetelne sporządzanie i prowadzenie dokumentacji źródłowej, na podstawie której będą później wystawiane poszczególne zaświadczenia i pozostałe dokumenty potrzebne na etapie sporządzania wniosku o przyznanie emerytury.

Czytaj też:

Kto wydaje świadectwo pracy dyrektorowi instytucji kultury

Z dokumentacji powinno wynikać m.in.:

w jakim okresie i w jakim wymiarze czasu pracy dany pracownik był zatrudniony,
czy rodzaj wykonywanej pracy pozwala na zaliczenie jej do pracy w szczególnych warunkach albo w szczególnym charakterze,
czy był wykorzystywany urlop bezpłatny, wychowawczy i w jakim okresie,
czy były wypłacane świadczenia z ubezpieczenia społecznego lub wynagrodzenie za czas choroby,
w jakiej wysokości wypłacane były wynagrodzenia, a także inne świadczenia wchodzące do podstawy wymiaru emerytury.

Ważne

Informacje takie powinny znajdować się w dokumentach znajdujących się w aktach osobowych. Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej nakłada na pracodawców art. 94 pkt 9a kp.

Jakie zaświadczenia i dokumenty pracodawca ma obowiązek wystawić na potrzeby postępowania emerytalno‑rentowego

Zgodnie z przepisami ustawy emerytalnej i rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe, pracodawcy są zobowiązani m.in. do wystawiania pracownikom (zarówno aktualnym, jak i byłym) zaświadczeń oraz dokumentów poświadczających:

posiadane przez wnioskującego o przyznanie świadczenia okresy składkowe i nieskładkowe,
osiągane przez niego przychody, stanowiące podstawę wymiaru składek, jak również inne uzyskiwane świadczenia pieniężne i w naturze, mające wpływ na wysokość emerytury lub renty,
okresy pracy w górnictwie i na kolei oraz innej pracy w szczególnych warunkach albo w szczególnym charakterze.

Czytaj też:

Czy można wydać świadectwo pracy w trakcie urlopu wypoczynkowego pracownika

Tym samym możecie Państwo wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu na podstawie dokumentacji osobowej pracownika.

Jak udokumentować wcześniejsze zatrudnienie, gdy nie ma świadectwa pracy – podsumowanie

1. Wystaw zaświadczenie na podstawie dokumentacji osobowej	Jeśli nie zachowało się świadectwo pracy, a pracownik figurował w aktach osobowych (np. posiada umowę o pracę, aneksy, informacje o urlopie, listy płac), można wystawić zaświadczenie potwierdzające zatrudnienie. Taki dokument – podpisany przez upoważnioną osobę – jest akceptowany przez ZUS jako dowód na istnienie stosunku pracy w danym okresie.
2. Uwaga na kwalifikację pracy w szczególnym charakterze	Do uznania pracy za wykonywaną w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze konieczny jest pełny etat. Jeśli pracownik był zatrudniony tylko na 1/2 etatu (jak w omawianym przypadku przed marcem 1985 r.), nie spełnia wymogów przepisów emerytalnych – nawet jeśli wykonywał pracę artystyczną.
3. Dokładnie opisz okresy nieobecności i zmiany wymiaru etatu	W zaświadczeniu należy wyraźnie wskazać daty rozpoczęcia i zakończenia zatrudnienia, wymiar czasu pracy oraz przerwy, np. urlop bezpłatny. Takie informacje są niezbędne do prawidłowego ustalenia stażu pracy i świadczeń przez ZUS – a ich brak może spowodować odrzucenie części okresu zatrudnienia.

Podstawa prawna

Art. 122, art. 125, art. 182 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r., poz. 1631 ze zm.).
Art. 53, art. 94 ustawy z 26 czerwca 1974 r. –Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.).
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (Dz.U. Nr 237, poz. 1412).

Autor