W przypadku gdy w instytucji kultury nie jest zawarty układ zbiorowy pracy, warunki wynagradzania za pracę oraz stanowiska pracy w tej instytucji określa jej dyrektor w regulaminie wynagradzania.

W art. 77 2Kodeksu pracy, dotyczącym zasad wprowadzania regulaminu wynagradzania, nie ustanowiono obowiązku wprowadzania takiego regulaminu u pracodawców zatrudniających mniej niż 20 pracowników. Kodeks pracy nie zabrania jednak, aby taki regulamin u wspomnianych pracodawców był wprowadzony, jeżeli taka jest ich wola. Argumentem przemawiającym za utworzeniem takiego regulaminu może być to, iż zostaną w nim określone generalne zasady wynagradzania wszystkich zatrudnionych pracowników, co może ułatwiać prowadzenie spójnej i konsekwentnej polityki w zakresie wynagrodzeń. Przeciw wprowadzeniu omawianego regulaminu może przemawiać to, iż nie jest on obowiązkowy i może być rozwiązaniem nadmiarowym.

Należy jednak wskazać, że w odniesieniu do instytucji kultury znajduje zastosowanie przepis szczególny, mający prymat nad art. 77 2Kodeksu pracy. Mowa o art. 31d ust. 2 uodk, który stanowi, iż w przypadku gdy w instytucji kultury nie jest zawarty układ zbiorowy pracy, warunki wynagradzania za pracę oraz stanowiska pracy w tej instytucji określa jej dyrektor w regulaminie wynagradzania.

Zatem warunki wynagradzania za pracę oraz stanowiska pracy w instytucji kultury muszą być ustalone w jednym z następujących aktów:

1) układzie zbiorowym pracy albo

2) regulaminie wynagradzania,

bez względu na liczbę zatrudnionych w instytucji pracowników.

Treść regulaminu wynagradzania powinna być dostosowana do konkretnych potrzeb i warunków funkcjonowania danej instytucji kultury. Inspiracją przy tworzeniu postanowień regulaminu wynagradzania może być m. in. rozporządzenie Rady Ministrów z 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1960), zawierające również tabele miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego. Choć nie odnosi się ono do pracowników instytucji kultury, można korzystać z niektórych jego zapisów na zasadzie analogii.

Ustalając warunki wynagradzania w regulaminie wynagradzania należy zapewnić otrzymywanie przez pracowników przynajmniej aktualnie obowiązującego minimalnego wynagrodzenia za pracę.

W art. 31–31d ustawy wskazano składniki wynagrodzenia pracownika instytucji kultury, wśród których nie wymieniono premii stałej. Jednakże w art. 31d ust. 3 ustawy stwierdza się, że zasady wynagradzania za pracę pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury i przyznawania im innych świadczeń związanych z pracą określone w ustawie obowiązują do czasu objęcia ich układem zbiorowym pracy lub regulaminem wynagradzania. To skłania do wniosku, że w regulaminie wynagradzania można inaczej uregulować sprawy wynagradzania pracowników instytucji kultury, wprowadzając np. niewymieniony w ustawie składnik wynagrodzenia, jakim jest premia stała.