Umowa o pracę zawierana z cudzoziemcem (w tym z obywatelem Ukrainy), która ma być wykonywana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, oraz inne dokumenty z zakresu prawa pracy, muszą być sporządzone w języku polskim. Jednocześnie cudzoziemiec powinien zostać, przed podpisaniem umowy, zapoznany z jej tłumaczeniem na język dla niego zrozumiały. Należy też pouczyć go, że umowa o pracę lub inne dokumenty wynikające z zakresu prawa pracy, mogą być sporządzone dodatkowo w języku obcym, którym włada, na jego wniosek.

Dokumenty sporządzone w języku obcym, które cudzoziemiec przedkłada pracodawcy, takie jak np. świadectwa pracy, muszą być przetłumaczone na język polski. Pracodawca powierzający wykonywanie pracy obywatelowi Ukrainy powinien powiadomić o tym, w terminie 14 dni od dnia podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy, powiatowy urząd pracy.

Co do zasady, dokumentację pracowniczą (w tym akta osobowe) cudzoziemca, zatrudnionego w ramach stosunku pracy, w Polsce, prowadzi się zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), czyli tak, jak dla pracowników będących obywatelami RP.

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy z 7 października 1999 r. o języku polskim (tekst jedn.: Dz.U. z 2021 r. poz. 672), na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w obrocie z udziałem konsumentów oraz przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli:

• konsument lub osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w chwili zawarcia umowy oraz
• umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Jak stanowi art. 8 ustawy o języku polskim, dokumenty w zakresie, o którym mowa w art. 7, w tym w szczególności umowy z udziałem konsumentów i umowy z zakresu prawa pracy, sporządza się w języku polskim. Dokumenty te mogą być jednocześnie sporządzone w wersji lub wersjach obcojęzycznych. Podstawą ich wykładni jest wersja w języku polskim, jeżeli osoba świadcząca pracę lub konsument są obywatelami Rzeczypospolitej Polskiej. Umowa o pracę lub inny dokument wynikający z zakresu prawa pracy, a także umowa, której stroną jest konsument lub inne niż umowa dokumenty stosowane w obrocie z udziałem konsumentów, mogą być sporządzone w języku obcym na wniosek osoby świadczącej pracę lub konsumenta, władających tym językiem, niebędących obywatelami polskimi, pouczonych uprzednio o prawie do sporządzenia umowy lub innego dokumentu w języku polskim.

Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy o języku polskim, kto na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, wbrew przepisom art. 7 i art. 8 tej ustawy, w obrocie lub przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy sporządza umowę lub inny dokument wyłącznie w języku obcym, podlega każe grzywny.

Z kolei, zgodnie z art. 88h ust. 1 pkt 3 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi, od którego jest wymagane posiadanie zezwolenia na pracę, jest obowiązany do zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej oraz przedstawienia cudzoziemcowi przed podpisaniem umowy jej tłumaczenia na język zrozumiały dla cudzoziemca. W związku z powyższym umowa o pracę zawierana z cudzoziemcem (w tym z obywatelem Ukrainy), która ma być wykonywana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, musi być spisana w języku polskim. Jednocześnie cudzoziemiec powinien zostać, przed podpisaniem umowy, zapoznany z jej tłumaczeniem na język dla niego zrozumiały. Należy też pouczyć go, że umowa o pracę lub inne dokumenty wynikające z zakresu prawa pracy, mogą być sporządzone w języku obcym, którym włada, na jego wniosek.

Jeżeli chodzi o dokumenty sporządzone w języku obcym, które cudzoziemiec przedkłada pracodawcy, takie jak np. świadectwa pracy, to muszą być one przetłumaczone na język polski. Obowiązek taki wynika z art. 7 ust. 1 ustawy o języku polskim.

Zgodnie z art. 22 ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz.U. z 2022 r. poz. 583 ze zm.), obywatel Ukrainy jest uprawniony do wykonywania pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w okresie pobytu zgodnego z obowiązującymi przepisami, w przypadku gdy:

1) jego pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uznaje się za legalny na podstawie art. 2 ust. 1 tej ustawy lub

2) jest obywatelem Ukrainy przebywającym legalnie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej

- jeżelipodmiot powierzający wykonywanie pracy powiadomi w terminie 14 dni od dnia podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy powiatowy urząd pracywłaściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu o powierzeniu wykonywania pracy temu obywatelowi, a praca jest powierzana w wymiarze czasu pracy nie niższym niż wskazany w powiadomieniu lub liczbie godzin nie mniejszej niż wskazana w powiadomieniu oraz za wynagrodzeniem nie niższym niż ustalone według stawki określonej w powiadomieniu, proporcjonalnie zwiększonym w przypadku podwyższenia wymiaru czasu pracy lub liczby godzin pracy. Powiadomienie następuje za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – praca.gov.pl.

Obowiązek powiadomienia nie dotyczy przypadku, w którym obywatel Ukrainy wykonuje pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zgodnie z przepisami art. 87 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.