W przypadku zamówienia do 5.000 zł netto realizowanego bezpośrednio z jednym wybranym wykonawcą nie byłoby wymagane przeprowadzenie np. rozeznania rynku (jak podano w pytaniu), jeżeli takie zamówienie byłoby wyłączone spod stosowania Regulaminu wewnętrznego w instytucji kultury lub też nie określono wprost w Regulaminie trybu udzielania zamówienia o takiej wartości.

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt ustawy Pzp zamawiający publiczni (m.in. instytucje kultury) stosują przepisy ustawy Pzp, gdy udzielają zamówień klasycznych o wartości równej lub przekraczającej 130 000 zł. Jeżeli zatem wartość zamówienia jest mniejsza niż 130 000 zł (tak jak ma to miejsce w przypadku opisanym w pytaniu) przepisów ustawy Pzp nie stosuje się.

W przedmiotowym przypadku podane w pytaniu informacje są dość ogólne i nieco ze sobą niespójne. Mianowicie z jednej strony wskazuje się, że w Regulaminie dotyczącym zamówień publicznych o wartości mniejszej niż 130 000 zł jest zapis ustalający najniższy tryb w wysokości do 5.000,00 zł (można wnioskować, że jakiś tryb udzielania takich zamówień jest określony), a z drugiej strony pytający zwraca się z wątpliwością, czy przy takich zamówieniach do 5.000 zł nie trzeba zajmować się rozeznaniem rynku przywołując ustawę o finansach publicznych. Utrudnione jest więc jednoznaczne odniesienie się wprost do tej kwestii nie znając treści obowiązującego w instytucji kultury Regulaminu.

Można założyć, że pytający przywołując przepisy ustawy o finansach publicznych miał na myśli art. 44 ust. 3 tej ustawy. Wynika z niego, że wydatki publiczne powinny być dokonywane:

1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;

W praktyce przyjmuje się, że nie stanowi naruszenia wprost ww. przepisu art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych np. nie dokonanie rozeznania rynku potencjalnych wykonawców czy też wysłanie zapytania ofertowego do jednego wykonawcy zamiast do większej ich liczby. Przepis ten nie odnosi się bowiem w ogóle bezpośrednio do trybu udzielania zamówień. Brak jest również jednoznacznego związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy wyborem konkretnego trybu przy wydatkowaniu środków a uzyskaniem najlepszych efektów z poniesionych nakładów, czyli oszczędnego zakupu. Nie należy więc stosować prostego rozumowania „więcej ofert = oszczędność i gospodarność”, lecz szukać takich metod dokonywania zamówień, które realnie skutkowałyby osiągnięciem celu, jaki stawia zamawiający (tu – instytucja kultury), za rozsądną cenę. To właśnie jest ukryte pod zwrotem „uzyskiwanie najlepszych efektów z danych nakładów”.