W przypadku zgłoszenia przez pracownicę orzeczenia o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności w trakcie ważności dotychczasowego orzeczenia lekarskiego, pracodawca powinien potraktować to jako zmianę stanu zdrowia i skierować ją na kontrolne badania profilaktyczne. Do czasu uzyskania zaświadczenia lekarskiego dopuszczającego dłuższy czas pracy, należy czas pracy pracownicy nie powinien przekraczać 5 godzin i 15 minut dziennie przy 3/4 etatu.

Zatrudnienie pracownicy z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności wymaga uwzględnienia szczególnych zasad w zakresie organizacji czasu pracy oraz prowadzenia dokumentacji medycznej. Zgodnie z przepisami ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, czas pracy osoby z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo.

W przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy – 3/4 etatu – obowiązuje przeliczenie proporcjonalne, co oznacza maksymalny dobowy wymiar czasu pracy wynoszący 5 godzin i 15 minut, a tygodniowy – 26 godzin i 15 minut.

Zgłoszenie przez pracownicę orzeczenia o niepełnosprawności już po zatrudnieniu i po wydaniu aktualnego orzeczenia lekarskiego nie zwalnia pracodawcy z obowiązku ponownego skierowania pracownicy na badania. Przekazanie przez pracownicę orzeczenia o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności należy potraktować jako sygnał zmiany stanu zdrowia. W takiej sytuacji, pracodawca ma obowiązek wystawić nowe skierowanie na badanie kontrolne. Stanowisko to znajduje potwierdzenie w orzecznictwie Sądu Najwyższego (wyrok z 19 grudnia 2002 r., sygn. akt I PK 44/02), jak również w wyjaśnieniach Ministerstwa Zdrowia, zgodnie z którymi nowe orzeczenie o niepełnosprawności stanowi przesłankę do wcześniejszego przeprowadzenia badania kontrolnego, niezależnie od tego, że dotychczasowe orzeczenie lekarskie zachowuje ważność.

Choć Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej dopuszcza bardziej elastyczne podejście w tym zakresie, to z perspektywy odpowiedzialności pracodawcy i ochrony zdrowia pracownika zalecane jest przeprowadzenie nowego badania.

Skierowanie na badania kontrolne powinno zostać wystawione w dwóch egzemplarzach, z uwzględnieniem szczegółowego opisu stanowiska pracy oraz czynników szkodliwych lub uciążliwych. Otrzymane orzeczenie lekarskie należy następnie włączyć do akt osobowych pracownicy.

W ewidencji czasu pracy należy wykazywać rzeczywisty czas pracy, przy jednoczesnym zapewnieniu, by nie przekraczał on norm wynikających z ustawy. Praca w zwiększonym wymiarze jest dopuszczalna wyłącznie po uzyskaniu stosownego orzeczenia lekarskiego potwierdzającego brak przeciwwskazań do jej wykonywania. W przeciwnym razie rozkład czasu pracy powinien zostać dostosowany do normy 5 godzin i 15 minut na dobę.