Osoba fizyczna spoza naszej instytucji kultury posłużyła się naszym numerem NIP podczas zakupów w znanej sieci handlowej. W związku z tym otrzymaliśmy fakturę w KSeF, którą oznaczyliśmy jako scamową. Faktura ta nie została wprowadzona do systemu księgowego. Skontaktowaliśmy się również ze sklepem w celu wyjaśnienia sprawy. Po pewnym czasie otrzymaliśmy informację, że sklep wystawi nam fakturę korygującą do tej błędne...

Wystawiasz i weryfikujesz faktury VAT w instytucji kultury? Nawet drobne błędy mogą utrudnić rozliczenia, zwłaszcza po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF. Sprawdź, których oznaczeń nie wolno już stosować, kiedy nie przesyłać faktury do KSeF i jak prawidłowo dokumentować sprzedaż zwolnioną z VAT. Dzięki temu unikniesz najczęstszych pomyłek, usprawnisz codzienną pracę i ograniczysz ryzyko pytań podczas kontroli lub weryfi...

Czy jako instytucja kultury jesteśmy zobowiązani do wystawiania w KSeF faktur dokumentujących sprzedaż zwolnioną z VAT na rzecz osób fizycznych, np. przy zakupie wydawnictw lub biletów wstępu? Dotychczas w takich przypadkach wystawiamy rachunki uproszczone. Nie osiągamy przychodu ze sprzedaży w wysokości 240 tys. zł i korzystamy ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Proszę również o wyjaśnienie, jak powinniśmy postępować...

Jeśli w instytucji kultury wystawiasz lub odbierasz faktury korygujące, KSeF zmienia Twoją codzienną pracę z dokumentami. Korekta będzie uznana za wystawioną dopiero po przesłaniu do systemu i nadaniu numeru KSeF, a przy korektach „in minus” może to uprościć rozliczenie VAT. Sprawdź, jak powiązać korektę z fakturą pierwotną, kiedy ująć ją w ewidencji i jakie procedury warto wdrożyć, aby nie przeoczyć dokumentów udost...

Wdrożenie KSeF w instytucji kultury to zmiana, która bezpośrednio wpływa na codzienną pracę księgowej – szczególnie w obszarze obiegu dokumentów, rozliczeń pracowniczych i współpracy z innymi działami. Faktury przestają trafiać do jednostki tradycyjnymi kanałami (mail, poczta, sekretariat), a ich jedynym źródłem staje się system, który nie zawsze informuje o nowym dokumencie. Kluczowe staje się wprowadzenie procedur,...

W KSeF nie każdy dokument, który otrzymasz od pracownika, będzie od razu oczywisty do rozliczenia – a to oznacza, że Twoja rola w weryfikacji wydatków wyraźnie się zmienia. Przy rozliczaniu delegacji i kosztów pracowniczych możesz spotkać się z fakturą w systemie, jej wizualizacją, dokumentem w trybie offline albo zwykłym potwierdzeniem transakcji, które samo w sobie nie daje podstawy do rozliczenia. Dlatego kluczowe...

Instytucja kultury wystawia faktury w KSeF, a nie w formie papierowej. Może się jednak zdarzyć, że kontrahent – np. artysta, sponsor czy lokalny partner – zażąda wyłącznie faktury papierowej. W takiej sytuacji musisz pamiętać, że to przepisy podatkowe, a nie oczekiwania nabywcy, decydują o formie fakturowania. Faktura ustrukturyzowana w KSeF jest oryginałem, a jej wydruk to jedynie wizualizacja. Nawet zapis w umowie ...

W związku z wejściem w życie KSeF możesz się zastanawiać, czy każdą fakturę – także od zagranicznego artysty, wykonawcy czy agencji – będziesz musiała „ściągać” z systemu. W praktyce jako księgowa w instytucji kultury powinnaś wiedzieć jedno: faktury od kontrahentów zagranicznych co do zasady nie będą objęte obowiązkiem KSeF. Jeśli Twój zagraniczny sprzedawca nie ma w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia d...

Jako dyrektor instytucji kultury musisz zadbać o ciągłość wystawiania i odbierania e-faktur – a to oznacza również sprawne logowanie do KSeF. Od 14 lutego 2026 r. zmieniły się zasady dostępu do systemu: nie zalogujesz się już bezpośrednio Profilem Zaufanym, lecz przez Węzeł Krajowy (login.gov.pl). To efekt przeciążeń i problemów technicznych z pierwszych dni działania systemu. Sprawdź, co ta zmiana oznacza w praktyce...

Od 1 lutego 2026 r. w e-Urzędzie Skarbowym obowiązuje nowy formularz ZAW-FA(3) dotyczący nadawania i odbierania uprawnień do korzystania z KSeF. Jeżeli w Twojej instytucji kultury zmienia się główny księgowy, pracownik działu finansowo-księgowego lub osoba odpowiedzialna za obsługę faktur, powinieneś sprawdzić, czy konieczne jest złożenie tego zawiadomienia. Brak aktualizacji uprawnień może skutkować dostępem do syst...