W KSeF nie każdy dokument, który otrzymasz od pracownika, będzie od razu oczywisty do rozliczenia – a to oznacza, że Twoja rola w weryfikacji wydatków wyraźnie się zmienia. Przy rozliczaniu delegacji i kosztów pracowniczych możesz spotkać się z fakturą w systemie, jej wizualizacją, dokumentem w trybie offline albo zwykłym potwierdzeniem transakcji, które samo w sobie nie daje podstawy do rozliczenia. Dlatego kluczowe...

Instytucja kultury wystawia faktury w KSeF, a nie w formie papierowej. Może się jednak zdarzyć, że kontrahent – np. artysta, sponsor czy lokalny partner – zażąda wyłącznie faktury papierowej. W takiej sytuacji musisz pamiętać, że to przepisy podatkowe, a nie oczekiwania nabywcy, decydują o formie fakturowania. Faktura ustrukturyzowana w KSeF jest oryginałem, a jej wydruk to jedynie wizualizacja. Nawet zapis w umowie ...

W związku z wejściem w życie KSeF możesz się zastanawiać, czy każdą fakturę – także od zagranicznego artysty, wykonawcy czy agencji – będziesz musiała „ściągać” z systemu. W praktyce jako księgowa w instytucji kultury powinnaś wiedzieć jedno: faktury od kontrahentów zagranicznych co do zasady nie będą objęte obowiązkiem KSeF. Jeśli Twój zagraniczny sprzedawca nie ma w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia d...

Jako dyrektor instytucji kultury musisz zadbać o ciągłość wystawiania i odbierania e-faktur – a to oznacza również sprawne logowanie do KSeF. Od 14 lutego 2026 r. zmieniły się zasady dostępu do systemu: nie zalogujesz się już bezpośrednio Profilem Zaufanym, lecz przez Węzeł Krajowy (login.gov.pl). To efekt przeciążeń i problemów technicznych z pierwszych dni działania systemu. Sprawdź, co ta zmiana oznacza w praktyce...

Od 1 lutego 2026 r. w e-Urzędzie Skarbowym obowiązuje nowy formularz ZAW-FA(3) dotyczący nadawania i odbierania uprawnień do korzystania z KSeF. Jeżeli w Twojej instytucji kultury zmienia się główny księgowy, pracownik działu finansowo-księgowego lub osoba odpowiedzialna za obsługę faktur, powinieneś sprawdzić, czy konieczne jest złożenie tego zawiadomienia. Brak aktualizacji uprawnień może skutkować dostępem do syst...

Do końca 2026 roku podatnik może wystawiać faktury poza KSeF (np. w formie papierowej lub elektronicznej), jeżeli w danym miesiącu łączna wartość sprzedaży udokumentowanej tymi fakturami, wraz z podatkiem VAT, nie przekracza 10.000 zł. W przypadku przekroczenia tego limitu pojawia się obowiązek wystawiania faktur w KSeF – począwszy od faktury, którą limit ten zostanie przekroczony. Czy przy ustalaniu tego limitu nale...

Wraz z obowiązkowym wdrażaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) pojawia się istotne pytanie praktyczne: czy podatnicy niebędący VAT-owcami będą zobowiązani do odbierania faktur wyłącznie za pośrednictwem KSeF. Choć przepisy nie nakładają wprost obowiązku „odbioru” faktur w tym systemie, realia obrotu gospodarczego mogą w praktyce wymusić korzystanie z KSeF także przez podatników zwolnionych z VAT. Poniżej wyjaśniamy...

Wraz z wdrażaniem Krajowego Systemu e-Faktur w instytucjach kultury pojawia się coraz więcej praktycznych pytań dotyczących codziennego obiegu dokumentów. Jednym z nich jest możliwość dołączania załączników do faktur ustrukturyzowanych – i związane z tym ograniczenia. Czy do faktury w KSeF można dodać dodatkowe informacje? Jakie dane są dopuszczalne, a czego absolutnie nie wolno załączać? Ten artykuł wyjaśnia, na jak...

Uruchomienie Krajowego Systemu e-Faktur całkowicie zmienia sposób rozliczania delegacji, zakupów pracowniczych i faktur kosztowych. Pracownicy nie otrzymują już „papierowych” faktur, a instytucje muszą nauczyć się sprawnie identyfikować, przypisywać i akceptować dokumenty dostępne wyłącznie w KSeF. Jak rozliczyć nocleg, paliwo czy opłatę autostradową, gdy faktura znajduje się na platformie Ministerstwa Finansów? Jak ...

Od 1 lutego 2026 r. instytucje kultury rozliczają delegacje i zakupy pracownicze w zupełnie nowej rzeczywistości – bez papierowych faktur i bez fizycznego obiegu dokumentów. Wszystkie faktury trafiają bezpośrednio do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), a pracownicy otrzymują jedynie potwierdzenia transakcji lub dokumenty zastępcze. Aby uniknąć chaosu organizacyjnego, błędów w rozliczeniach i niepotrzebnych obaw pracow...