W celu zachowania ciągłości funkcjonowania instytucji kultury jej odchodzący dyrektor powinien przekazać instytucję swojemu następcy.

Przepisy ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 87) nie regulują tego, w jaki sposób dyrektor instytucji kultury powinien przekazać ją swojemu następcy.

Mimo to należy uznać, że przekazanie instytucji kultury powinno zostać dokonane podpisaniem, przez odchodzącego dyrektora i nowego dyrektora, protokołu zdawczo-odbiorczego. W protokole należy:

• wymienić przekazywane składniki majątku instytucji kultury,
• wskazać przekazywaną dokumentację, prowadzoną w instytucji kultury ,
• zawrzeć inne istotne informacje, pozwalające na niezakłócone kontynuowanie działalności instytucji kultury, takie jak informacje o zawartych umowach, o zaplanowanych i realizowanych projektach, toczonych sporach sądowych, oraz o problemach, które – w ocenie odchodzącego dyrektora – mogą rodzić określone ryzyka dla instytucji i z tej racji wymagają rozwiązania.

Za wskazane należy uznać to, aby przy przekazaniu instytucji kultury obecny był przedstawiciel jej organizatora. Obecność tę warto odnotować we wspomnianym protokole zdawczo-odbiorczym, co przedstawiciel organizatora potwierdzi swoim podpisem.