Co do zasady z punktu widzenia płatnika składek najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest zebranie nowego oświadczenia przy każdej kolejnej umowie zlecenia oraz jego aktualizowanie w trakcie roku, ponieważ ocena podlegania ubezpieczeniom często zależy od sytuacji w konkretnym miesiącu. Należy jednak podkreślić, że samo oświadczenie zleceniobiorcy nie przenosi odpowiedzialności za ewentualne błędne rozliczenie składek na pracownika działu kadr. ZUS zawsze dochodzi zaległych składek i odsetek od płatnika składek. Pracodawca może ewentualnie dochodzić od pracownika (np. kadrowej) odszkodowania jedynie na zasadach określonych w Kodeksie pracy. W typowej sytuacji, przy winie nieumyślnej, odpowiedzialność pracownika jest ograniczona do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia, a ciężar udowodnienia winy i związku przyczynowego spoczywa na pracodawcy.

Przepisy dotyczące ubezpieczeń społecznych nie wprowadzają obowiązku składania nowego oświadczenia przy każdej kolejnej umowie zlecenia. W praktyce oświadczenie zleceniobiorcy ma jednak charakter dowodowy. Potwierdza to okoliczności faktyczne istotne dla ustalenia obowiązku ubezpieczeń (np. istnienie innego tytułu do ubezpieczeń czy wysokość podstawy z tego tytułu).

Sytuacja ubezpieczeniowa zleceniobiorcy może zmieniać się w czasie, a ocena podlegania ubezpieczeniom często następuje w odniesieniu do poszczególnych miesięcy kalendarzowych. Dlatego też w praktyce kadrowej przyjęło się pozyskiwanie aktualnego oświadczenia przy zawieraniu nowej umowy lub potwierdzanie aktualności wcześniejszych danych. Nie jest to jednak odrębny obowiązek ustawowy, lecz rozwiązanie ograniczające ryzyko dowodowe.

Oświadczenie złożone przez zleceniobiorcę stanowi dowód dotyczący określonego stanu faktycznego, ale nie przesądza automatycznie o prawidłowości rozliczeń składkowych za cały okres obowiązywania umowy. Jeżeli w toku kontroli ZUS ustalił, że w niektórych miesiącach należało opłacać składki społeczne i zdrowotną, oznacza to, że w tych miesiącach zleceniobiorca podlegał ubezpieczeniom. W takiej sytuacji oświadczenie nie zmienia obowiązku opłacenia składek, ponieważ płatnik składek odpowiada za ich prawidłowe rozliczenie za każdy miesiąc.

W relacji z ZUS odpowiedzialność za prawidłowe obliczenie, rozliczenie i opłacenie składek ponosi zawsze płatnik składek (pracodawca).

Pracodawca może dochodzić od pracownika odszkodowania wyłącznie na zasadach odpowiedzialności materialnej pracowników określonych w Kodeksie pracy. Aby było to możliwe, pracodawca musi wykazać:

• powstanie szkody,
• niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków pracowniczych,
• winę pracownika,
• normalny związek przyczynowy między działaniem lub zaniechaniem pracownika a powstałą szkodą.

Dodatkowo, zgodnie z art. 117 § 1 Kodeksu pracy, pracownik nie ponosi odpowiedzialności w takim zakresie, w jakim pracodawca przyczynił się do powstania szkody lub jej zwiększenia.

Jeżeli kadrowa więc dysponowała oświadczeniem zleceniobiorcy i działała zgodnie z przyjętą w firmie praktyką, przypisanie jej winy wymagałoby wykazania, że naruszyła konkretne obowiązki wynikające z zakresu czynności lub procedur obowiązujących u pracodawcy.

Brak oświadczenia przy kolejnej umowie może być argumentem pracodawcy, jednak sam w sobie nie przesądza o odpowiedzialności pracownika. Pracodawca musiałby wykazać, że:

• pozyskanie oświadczenia należało do obowiązków kadrowej,
• jego brak spowodował błędne rozliczenie składek,
• szkoda pozostaje w normalnym związku przyczynowym z tym zaniechaniem.

W typowej sytuacji, gdy mamy do czynienia z winą nieumyślną pracownika, odpowiedzialność materialna pracownika jest ograniczona do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia (art. 119 Kodeksu pracy).

Oznacza to, że pracodawca co do zasady nie może skutecznie przerzucić na pracownika całej kwoty zaległych składek i odsetek. Pełna odpowiedzialność pracownika byłaby możliwa jedynie w przypadku wykazania winy umyślnej.

W razie sporu pracodawca powinien wykazać przede wszystkim:

• zakres obowiązków pracownika (np. umowa o pracę, opis stanowiska, procedury wewnętrzne),
• że pracownik miał obowiązek i możliwość wykonania określonej czynności (np. zebrania oświadczenia),
• że doszło do naruszenia tych obowiązków,
• że powstała szkoda oraz że jest ona normalnym następstwem tego naruszenia.

Bez wykazania tych przesłanek dochodzenie od pracownika odszkodowania nie jest automatyczne i wymaga udowodnienia wszystkich elementów odpowiedzialności pracowniczej.